Miten työyhteisöviestintää voi kehittää? Huomioi työyhteisössänne nämä kolme osa-aluetta

Työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän merkityksen sanotaan korostuvan etätyön ja joustavien työtapojen yleistyessä. Me Kornerilla allekirjoitamme tämän. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien tarpeiden mukaan, tulee ensin ymmärtää, mistä osa-alueista työyhteisöviestinnän kehittäminen koostuu.

Muuttuva työelämä ja muuttuvat työnteon tavat muovaavat myös työyhteisöjen viestintää ja vuorovaikutusta. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien työnteon tapojen mukana, tulee sitä tarkastella kolmen osa-alueen kautta. Kehittämistyön päämääränä on lisätä työnteon tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Kaikkia työyhteisöviestinnän osa-alueita voi kehittää itsenäisesti. Paras lopputulos kuitenkin saavutetaan, kun kehittämistyössä tarkastellaan kaikkia kolmea osa-aluetta kokonaisuutena, oli kyseessä sitten etätyö, toimistotyö tai näiden yhdistäminen. Urheilutermein: voittava joukkue tarvitsee oikeat varusteet, toimivan taktiikan ja ymmärrystä pelin lainalaisuuksista.

1. Työhön soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat

Ensimmäinen työyhteisöviestinnän kehittämisen osa-alue koostuu työhön soveltuvista viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoista. Työyhteisöllä tulee olla käytössään työntekoon parhaiten soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen kanavat ja teknologiat.

Työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kannalta on suuri ero, käytetäänkö työasioiden hoitoon henkilökohtaista Whatsappia vai työkäyttöön suunniteltuja Slackia tai Teamsia. On myös eri asia, joutuuko tietoa etsimään pitkistä sähköpostiketjuista, vai löytyykö tieto järjestelmällisesti esimerkiksi Trellosta, Drivestä tai muusta tiedon säilyttämiseen ja hallintaan määritetystä palvelusta.

Urheilutermein: Jos työelämä olisi urheilua ja työyhteisön laji olisi jalkapallo, viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat muodostavat kentän ja varusteet, joiden puitteissa ja joiden avulla työelämän jalkapalloa pelataan. 

2. Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt

Toiseen osa-alueeseen kuuluvat säännöt ja käytänteet, joiden mukaan viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoilla toimitaan. Työyhteisöllä tulee olla yhteisesti jaetut ja mieluiten yhdessä laaditut säännöt alustojen käyttöön ja alustoilla toimimiseen, oli kyseessä sitten tiedonhallinta teknologiavälitteisessä etätyössä tai palaverikäytänteet toimistolla. Yhteiset säännöt lisäävät ennen kaikkea työn ennakoitavuutta ja selkeyttä, jotka mahdollistavat työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden.

Urheilutermein: Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ovat taktiikka, jolla työyhteisö pelaa. Yhteinen taktiikka lisää ennustettavuutta sekä luo raamit, joiden sisällä yksilöt saavat tilaa soveltaa ja loistaa osaamisellaan.

3. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen

Kolmas osa-alue täydentää työyhteisöviestinnän kehittämisen kokonaisuuden. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen on ennen kaikkea jaettua ymmärrystä niistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä, jotka tekevät työyhteisön työnteosta tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Tämän lisäksi osaaminen on sekä taitoa että motivaatioita toimia tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

Viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tehtävänä on siis tarjota ymmärrystä, joka auttaa vastaamaan miksi-kysymyksiin: miksi työyhteisössä tulee käyttää juuri tiettyjä viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoja, ja miksi juuri tietynlaiset viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ja käytänteet sopivat tiettyyn työyhteisöön.

Urheilutermein: Vähintään joukkueen valmentajalla tulee olla ymmärrys siitä, mihin joukkueen taktiikka perustuu. Parhaiten joukkue menestyy kuitenkin silloin, kun taktiikkaa ei ainostaan sanella ylhäältä, vaan koko joukkue oikeasti ymmärtää, mihin taktiikka perustuu ja mitä sillä haetaan.

Työelämässä vähintään ylemmällä johdolla ja lähijohtajilla tulee olla käsitys siitä, miksi esimerkiksi luottamus tai toimiva tiedonhallinta on elintärkeää toimivalle työyhteisölle, sekä millaisen viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla luottamusta rakennetaan tai tiedonhallintaa kehitetään.

Graafi selittää, mistä osa-alueista työyhteisöviestintä koostuu. Osat ovat viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen, toimivat kanavat sekä jaetut säännöt.

Paras lopputulos kuitenkin syntyy, kun koko työyhteisössä on jaettu käsitys ja ymmärrys työnteon kannalta merkityksellisistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä. Tämä mahdollistaa sekä työyhteisö- että yksilötasolla tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon.

Jos kaipaat apua työyhteisösi viestinnän tai vuorovaikutuksen kehittämisessä, ota yhteyttä!

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928