Kuinka taltuttaa digihäly?

Digihäly on monessa organisaatiossa todellisuutta ja arkipäivää, mutta sen taltuttaminen on kuitenkin mahdollista. Se vaatii johdolta ymmärrystä työyhteisöviestinnän ja organisaation sisäisen viestinnän kehittämisen osa-alueista sekä suunnitelmallisuutta ja pitkäjänteisyyttä.

HS Visio julkaisi 13. syyskuuta toimittaja Veera Luoma-ahon artikkelin tietotyöläisten digihälystä. Artikkelissa haastateltiin kahta tietotekniikan konsulttia, it-yritys Valtti Kumppanien Jari Kopakkalaa ja Microsoftilla työskentelevää Riikka Gassenia. Molemmat ovat työssään tulleet samaan johtopäätökseen: digitaalisesta työpäiväkokemuksesta on tullut stressaava ja hälyinen. 

Kiteytettynä artikkelin ydinviesti on, että organisaatioissa on liikaa digitaalisia työkaluja, eikä uusia työkaluja käyttöön otettaessa ajatella kokonaiskuvaa. Tästä johtuen työntekijät väsyvät eri kanavien kautta tulevaan tietotulvaan. Artikkelin mukaan: ”Ongelman ydin ei ole teknologiassa, vaan organisaatiossa ja sen johtamisessa. Kun kukin vastaa vain omasta ohjelmistostaan, työntekijän kokemus ei ole kenenkään vastuulla.”

Edellinen lause kiteyttää ydinongelman täydellisesti: monessa organisaatioissa uusien työkalujen käyttöönotto tuntuu olevan arpapeliä, jossa uusia teknologioita ja sovelluksia otetaan käyttöön ilman, että kukaan vastaa kokonaiskuvasta. Vaikka tarkoitus olisi hyvä, tie helvetilliseen työpäiväkokemukseen on kivetty hyvillä aikomuksilla.

Johtajalla on tärkein rooli työpäiväkokemuksen kehittämisessä

Artikkelin mukaan ongelman ydin löytyy organisaation johtamisesta. Olen tästä samaa mieltä. Seuraava looginen kysymys siis on, miten johtajien osaamista tulee kehittää, jotta työpäiväkokemusta voi johtaa päämäärätietoisesti organisaation tarpeet huomioiden.

Aiemmassa blogitekstissäni avasin, mitkä kolme osa-aluetta tulee ottaa huomioon työyhteisöviestintää kehitettäessä. Näitä ovat työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen, työhön soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat sekä työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt.

Edellä mainitut osa-alueet soveltuvat myös digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittämiseen. Digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittäminen on työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän kehittämistä.

Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen – ymmärrys työyhteisön tarpeista

HS Vision artikkelissa Gassen toteaa, että “monella työpaikalla ei oikein olla selvillä siitä, keitä työntekijät ovat ja mitä he tekevät ja tarvitsevat”. Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen kiteytyy juuri tämän ajatuksen ympärille.

Johtajan viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen on ymmärrystä niistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä, jotka tekevät organisaation työnteosta tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Ymmärryksen lisäksi osaaminen on sekä taitoa että motivaatiota kehittää työnteon tapoja tehokkaimmiksi ja tarkoituksenmukaisemmiksi.

Viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tehtävänä on siis tarjota ymmärrystä, joka auttaa vastaamaan miksi-kysymyksiin: Miksi organisaatiossa tulee käyttää juuri tiettyjä viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoja? Miksi juuri tietynlaiset viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ja käytänteet sopivat tiettyyn organisaatioon?

Johtajan vaativin tehtävä voi olla kieltäytyä uusien työkalujen käyttöönotosta

Jokaisen organisaatiossa hyödynnettävän digitaalisen työkalun tulee palvella jotakin tarkoitusta. Tarkoituksen tulee olla myös selvillä jokaiselle, joka työkalua käyttää. Käyttäjän tulee myös teknisesti osata käyttää työkalua riittävän hyvin.

HS Vision artikkelissa Gassen kuitenkin kertoo, että ”erään asiakkaan selvityksessä todettiin, kuinka jotkut työntekijät joutuivat käyttämään noin neljääkymmentä eri sovellusta työtehtäviensä hoitamiseen.” On päivänselvää, että 40 sovelluksessa on kenelle tahansa aivan liikaa omaksuttavaa.

Uusien työkalujen perusteellinen käyttöönotto vaatii koko organisaatiolta aikaa ja resursseja, joita ei ole syytä tuhlata tai käyttää väärin. Usein johtajan vaativin tehtävä ei olekaan uusien sovellusten käyttöönotto, vaan niiden käyttöönotosta kieltäytyminen. 

Jokaisen työkalun tarkoitusta on siis syytä miettiä tarkkaan ja hyödyntää niiden ominaisuudet täysimääräisesti. Tällöin isokin organisaatio menestyy paremmin vähemmällä. Tai kuten Gassen toteaa: ”Guru on se, joka tajuaa, mistä on työlle aidosti tukea.”

Organisaatiossa tulee olla jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt

Vision artikkelin haastateltavien mukaan onnistunut digitaalinen työpäiväkokemus on sellainen, jossa ”työntekijä tietää esimerkiksi sen, mitkä viestintäkanavat edellyttävät sutjakkaa reagointia ja mitkä eivät.” Ihmisillä tulee siis olla mahdollisuus vaikuttaa oman työpäivänsä organisointiin.

Edellä mainitussa on kyse työyhteisöviestinnän kehittämisen kolmannesta osa-alueesta, eli työyhteisössä jaetuista viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöistä. Säännöillä tarkoitetaan yhdessä sovittuja ja hyväksyttyjä tapoja käyttää työkaluja.

Käytännössä koko organisaation tulee siis olla samalla sivulla siitä, miten ja mihin tarkoitukseen eri viestintäkanavia käytetään ja mitkä ovat kunkin vastuut ja oikeudet. Yhteiset säännöt lisäävät ennen kaikkea työn ennakoitavuutta ja selkeyttä, jotka mahdollistavat työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden.

Älä tartu lillukanvarsiin, vaan tunnista iso kuva

Loppujen lopuksi sillä ei ole merkitystä, puhutaanko kehittämistyön yhteydessä työyhteisöviestinnän kehittämisestä vai digitaalisen työpäiväkokemuksen kehittämisestä. 

Tärkeintä on, että johtajilla on käsitys siitä, millaisista osatekijöistä digitaalinen työpäivä ja sen kehittäminen koostuu. Ainostaan tällöin kehitystyötä on mahdollista tehdä systemaattisesti ja pitkäjänteisesti turhat lillukanvarret välttäen.

Jos tarvitset apua digihälyn taltuttamiseen, ota yhteyttä!

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Onko organisaatiosi hybridityön suunnitelma sopeutumiskykyinen?

Organisaatiot ovat kevään ja kesän aikana suunnitelleet uusia hybridityön malleja. Selkeiden toimintatapojen luominen ja epävarmuuden karsiminen on työyhteisön hyvinvoinnin ja työn sujuvuuden kannalta ensisijaisen tärkeää. Tärkeää on myös se, että suunnitelmat sisältävät tavan mitata uuden mallin toimivuutta sekä tilaa sopeutua yhä käynnissä olevaan muutokseen.

Pitkin kesää olemme saaneet lukea uutisia siitä, miten hybridityönteko tullaan eri yrityksissä järjestämään jatkossa. Esimerkiksi kesäkuussa HS uutisoi Applen ”pakottavan” työntekijänsä takaisin toimistolle, kun taas DNA ilmoitti tekevänsä vasta-Applet. 20.8. HS uutisoi Applen kuitenkin siirtävänsä toimistoille paluuta lisääntyneiden tartuntojen ja uusien varianttien vuoksi.

Pandemian aikana olemme lukeneet uutisointia myös työntekijöiden näkökulmasta, kuinka osa työväestöstä haluaisi lisätä etätyön määrää ja osa taas vähentää sitä tulevaisuudessa. Varmaa tuntuu olevan ainoastaan, että etätyön suosio työväestön keskuudessa on vaihdellut tänä puolentoista vuoden aikana.

Nyt organisaatioissa laaditut hybridityön suunnitelmat pyrkivät löytämään kultaisen keskitien etätyön ja toimistotyön välimaastossa, sillä organisaatiot haluavat kuumeisesti hyödyntää molempien työmuotojen parhaat puolet. Tulevaisuuden hybridityötä suunniteltaessa on ymmärrettävä esimerkiksi, mistä osa-alueista työyhteisöviestinnän kehittäminen koostuu.

Jatkossakin on kuitenkin mahdotonta ennustaa, miten työntekijöiden ja työyhteisöjen mieltymykset kehittyvät työnteon tapojen suhteen. Varmasti voidaan sanoa ainoastaan, että mieltymykset tulevat yhä kehittymään ja muuttumaan samalla, kun yksilöt ja työyhteisöt jatkuvasti oppivat lisää uudesta hybridityön todellisuudesta.

Mittaa työyhteisön hyvinvointia ja sopeudu tarvittaessa

Uuteen hybridityön arkeen varautuminen on tärkeää. On kuitenkin olemassa vaara, että suunnitelmiin käytetyt panostukset menevät hukkaan, jos suunnitelmissa ei ole huomioitu tapoja, joilla yhä käynnissä olevan muutoksen vaikutuksia työyhteisöihin voidaan mitata.

Nyt tehtyihin hybridityön suunnitelmiin tulee siis olla sisällytettyinä ne tavat, joilla työnteon tapojen tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta sekä työyhteisön hyvinvointia mitataan myös jatkossa. Vaikka jatkuva muutokseen sopeutumisen aiheuttama turnausväsymys voi painaa, on mittaaminen ainoa tapa varmistaa työnteon tapojen toimivuus ja työyhteisön hyvinvointi.

Mittaamisen tapoja on monia erilaisia. Näitä voivat olla esimerkiksi tietyin väliajoin toteutettavat työnteon tapoihin ja työyhteisön hyvinvointiin liittyvät henkilöstökyselyt tai aiheeseen varatut kahdenkeskiset tai tiimin sisäiset keskustelut. Erilaisiin ja erikokoisiin työyhteisöihin ja organisaatioihin sopivat erilaiset tavat.

Mittaamisen päämäärän tulee jokaisessa työyhteisössä ja organisaatiossa olla kuitenkin sama: organisaatioiden johdon tulee pysyä pulssilla siitä, mitkä asiat hybridityössä toimivat ja miten työntekoa tulee kehittää myös jatkossa. Hybridityön tuomat hyödyt voivat ajan kuluessa valua hiekkaan, jos nyt tehdyissä suunnitelmissa määritellyt työskentelyn tavat hakataan kiveen, eikä suunnitelmissa ole jätetty tilaa sopeutua yhä käynnissä olevaan muutokseen. 

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Miten työyhteisöviestintää voi kehittää? Huomioi työyhteisössänne nämä kolme osa-aluetta

Työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän merkityksen sanotaan korostuvan etätyön ja joustavien työtapojen yleistyessä. Me Kornerilla allekirjoitamme tämän. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien tarpeiden mukaan, tulee ensin ymmärtää, mistä osa-alueista työyhteisöviestinnän kehittäminen koostuu.

Muuttuva työelämä ja muuttuvat työnteon tavat muovaavat myös työyhteisöjen viestintää ja vuorovaikutusta. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien työnteon tapojen mukana, tulee sitä tarkastella kolmen osa-alueen kautta. Kehittämistyön päämääränä on lisätä työnteon tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Kaikkia työyhteisöviestinnän osa-alueita voi kehittää itsenäisesti. Paras lopputulos kuitenkin saavutetaan, kun kehittämistyössä tarkastellaan kaikkia kolmea osa-aluetta kokonaisuutena, oli kyseessä sitten etätyö, toimistotyö tai näiden yhdistäminen. Urheilutermein: voittava joukkue tarvitsee oikeat varusteet, toimivan taktiikan ja ymmärrystä pelin lainalaisuuksista.

Kornerin logon kulmaosa tummansinisenä.

1. Työhön soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat

Ensimmäinen työyhteisöviestinnän kehittämisen osa-alue koostuu työhön soveltuvista viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoista. Työyhteisöllä tulee olla käytössään työntekoon parhaiten soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen kanavat ja teknologiat.

Työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kannalta on suuri ero, käytetäänkö työasioiden hoitoon henkilökohtaista Whatsappia vai työkäyttöön suunniteltuja Slackia tai Teamsia. On myös eri asia, joutuuko tietoa etsimään pitkistä sähköpostiketjuista, vai löytyykö tieto järjestelmällisesti esimerkiksi Trellosta, Drivestä tai muusta tiedon säilyttämiseen ja hallintaan määritetystä palvelusta.

Urheilutermein: Jos työelämä olisi urheilua ja työyhteisön laji olisi jalkapallo, viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat muodostavat kentän ja varusteet, joiden puitteissa ja joiden avulla työelämän jalkapalloa pelataan. 

Kornerin logon kulmaosa tummansinisenä.

2. Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt

Toiseen osa-alueeseen kuuluvat säännöt ja käytänteet, joiden mukaan viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoilla toimitaan. Työyhteisöllä tulee olla yhteisesti jaetut ja mieluiten yhdessä laaditut säännöt alustojen käyttöön ja alustoilla toimimiseen, oli kyseessä sitten tiedonhallinta teknologiavälitteisessä etätyössä tai palaverikäytänteet toimistolla. Yhteiset säännöt lisäävät ennen kaikkea työn ennakoitavuutta ja selkeyttä, jotka mahdollistavat työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden.

Urheilutermein: Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ovat taktiikka, jolla työyhteisö pelaa. Yhteinen taktiikka lisää ennustettavuutta sekä luo raamit, joiden sisällä yksilöt saavat tilaa soveltaa ja loistaa osaamisellaan.

Kornerin logon kulmaosa tummansinisenä.

3. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen

Kolmas osa-alue täydentää työyhteisöviestinnän kehittämisen kokonaisuuden. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen on ennen kaikkea jaettua ymmärrystä niistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä, jotka tekevät työyhteisön työnteosta tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Tämän lisäksi osaaminen on sekä taitoa että motivaatioita toimia tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

Viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tehtävänä on siis tarjota ymmärrystä, joka auttaa vastaamaan miksi-kysymyksiin: miksi työyhteisössä tulee käyttää juuri tiettyjä viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoja, ja miksi juuri tietynlaiset viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ja käytänteet sopivat tiettyyn työyhteisöön.

Urheilutermein: Vähintään joukkueen valmentajalla tulee olla ymmärrys siitä, mihin joukkueen taktiikka perustuu. Parhaiten joukkue menestyy kuitenkin silloin, kun taktiikkaa ei ainostaan sanella ylhäältä, vaan koko joukkue oikeasti ymmärtää, mihin taktiikka perustuu ja mitä sillä haetaan.

Työelämässä vähintään ylemmällä johdolla ja lähijohtajilla tulee olla käsitys siitä, miksi esimerkiksi luottamus tai toimiva tiedonhallinta on elintärkeää toimivalle työyhteisölle, sekä millaisen viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla luottamusta rakennetaan tai tiedonhallintaa kehitetään.

Graafi selittää, mistä osa-alueista työyhteisöviestintä koostuu. Osat ovat viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen, toimivat kanavat sekä jaetut säännöt.

Paras lopputulos kuitenkin syntyy, kun koko työyhteisössä on jaettu käsitys ja ymmärrys työnteon kannalta merkityksellisistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä. Tämä mahdollistaa sekä työyhteisö- että yksilötasolla tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon.

Jos kaipaat apua työyhteisösi viestinnän tai vuorovaikutuksen kehittämisessä, ota yhteyttä!

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Valmistuin filosofian maisteriksi – Mitä yliopisto-opinnot opettivat työelämää varten?

Kuusi ja puoli vuotta, 313 opintopistettä. Pitkiä iltoja ja vielä pidempiä aamuluentoja. Paljon onnistumisia, mutta paljon myös epävarmuutta. Aika yliopistossa kasvatti ihmisenä, mutta millaisia eväitä se tarjosi työuralle?

Viime syksynä se viimein tapahtui: tutkintotodistus kolahti postiluukkuuni. Valmistuin filosofian maisteriksi viestinnän oppiaineesta. Kuuden ja puolen vuoden urakka oli paketissa.

Koska kyseessä on generalistisen alan opinnot, oman osaamisen pohdinta ja tulevat työllistymismahdollisuudet mietityttivät itseäni ja opiskelukavereitani moneen otteeseen opintojen aikana. Yksi syy epävarmuuteen omasta osaamisesta on yliopisto-opintojen teoriapainotteisuus. Opintojeni aikani kuulin monesti kanssaopiskelijoiden murehtivan, kuinka opinnot opettavat hyvin vähän konkreettisia taitoja työelämää varten. Itse usein liityin kuoroon.

Valmistumisen jälkeen aloin todella pohtia, mitä kaikkea opin yliopistossa. Seuraavassa muutama yliopisto-opintojen tuottama oivallus.

Epävarmuus on hyvä renki, mutta huono isäntä

Ehkäpä suurin oppi yliopisto-opinnoissa liittyy epävarmuuteen ja sen kanssa elämiseen. Epävarmuus on monelle ihmiselle kirosana: varmat mielipiteet ja vahva esiintyminen on osaavan ja kykenevän ihmisen merkki. Itse kuitenkin tajusin opintojen aikana, että tietynlainen epävarmuus omasta osaamisesta kuuluu olennaisena osana opintoihin ja ammatilliseen kehittymiseen. Asia on vain vahvistunut siirryttyäni työelämään.

Epävarmuudesta on tullut itselleni tietynlainen työelämän liiketunnistin: kun alan kyseenalaistamaan omaa osaamistani, silloin tiedän olevani itselleni merkityksellisten asioiden äärellä. Epävarmuuden tunne toimii myös henkilökohtaisena laatutakuuna: epävarmuus omasta osaamista saa minut kyseenalaistamaan omaa ajatteluani ja johtopäätöksiäni. Epävarmuus toimii siis ohjaavana työkaluna, joka pakottaa olemaan huolellinen, tarkastamaan omat mielipiteeni ja perustelemaan ne itselleni, ennen kuin alan neuvoa muita asian tiimoilta.

Ajattelen siis, että rengin roolissa epävarmuus on työkalu, joka pakottaa pohtimaan asioita monelta kantilta ja monen ihmisen näkökulmasta. Sopiva määrä epävarmuutta estää hyväksymästä ensimmäisen ja ilmeisimmän vastausvaihtoehdon visaiseen kysymykseen. On kuitenkin tärkeää, että epävarmuudesta ei tule isäntää omassa ajattelussa. Epävarmuuden tunne ei saa estää asettamasta tavoitteita ja tavoittelemasta niitä. Usein kuitenkin tuntuu, että epävarmuuden kohdalla rengin ja isännän välinen raja on häilyvä. Juuri tämän takia epävarmuuden kanssa painiminen on harvoin miellyttävää.

Isossa kuvassa asioista epävarmana oleminen ei siis tarkoita, että minun tulisi esiintyä työelämässä epävarmasti. Epävarmuus on henkilökohtainen päänsisäinen prosessi, jolla luon omaa näkökantaani, varmistan ja uudelleen varmistan sen teoreettista ja käytännöllistä vedenpitävyyttä. Tämän henkilökohtaisen ajatustyön ansiosta voin lopulta itsevarmasti luottaa asiantuntemukseeni tietäen, että ajatukseni ovat loogisia, hyvin perusteltuja ja kestävät kriittisen tarkastelun.

Teoria ja käytäntö kulkevat käsi kädessä

Toinen iso oppi liittyy teorioiden ja teoretisoinnin merkitykseen työelämässä. Samaan tapaan kuin epävarmuus, monille myös teoria voi olla kirosana. Teoriat ja teoretisointi näyttäytyy monelle arkisesta elämästä irrottautuneena taivaanrannan maalailuna ja ajan hukkana. Työelämässä täytyy saada aikaan tuloksia, ei teorioita.

Usein tuntuu siltä, että työelämässä teoria ja käytäntö asetetaan vastakkain, jolloin kyseessä on joko tai -asetelma: joko pohditaan asioita teoreettisella tasolla tai tehdään asioita käytännössä. On totta, että työelämässä teorian muodostaminen sen itsensä vuoksi voi olla turhaa. Toimiva käytäntö vaatii kuitenkin aina kehyksekseen jonkinlaisen teoreettisen näkemyksen käsiteltävästä ilmiöstä. Ilman perusteltua teoreettista näkemystä kyse on arvailusta, ja arvailusta ei voi hyvällä omallatunnolla laskuttaa.

Itse jaan teoriat kahteen kategoriaan. Ensimmäinen kategoria on tieteellisten konventioiden mukaan muodostetut teoriat, joita löytää esimerkiksi yliopiston oppikirjoista. Toinen on teoriat, joita ihmiset jatkuvasti muodostavat arkisessa toiminnassaan tarkkaillessaan ympäristöään. Jälkimmäisessä kategoriassa ei siis ole kyse julkilausutuista tai välttämättä edes täysin tiedostetuista teorioista, vaan ainakin osittain alitajuntaisesti muodostetuista ajattelua ja toimintaa ohjaavista teoreettisista kehyksistä.

Oli kyse sitten kirjoihin painetuista tai oman ajattelun muodostamista teorioista, pohjimmiltaan erilaisten ilmiöiden teoretisointi on tapa jäsentää havaittua maailmaa siten, että nämä ilmiöt asettuvat järjelliseen yhteyteen suhteessa toisiinsa. Teoretisointi on siis erilaisten sosiaalisten ilmiöiden tekemistä ymmärrettäviksi sekä jossain määrin ennustettaviksi. Ilman minkäänlaisia teorioita ihmiselämä olisi jatkumo satunnaisia tapahtumia tilanteesta toiseen.

Työelämässä ammattitaitoni punnitaan siinä, miten hyvin osaan paketoida teorian ja käytännön kokonaisuudeksi, joka palvelee asiakkaitamme parhaalla mahdollisella tavalla. Mielestäni paras lopputulos syntyy, kun onnistun jäsentämään asiakkaan käytännön tarpeita ja ongelmia omaan teoreettiseen näkemykseeni perustuen. Tällä tapaa on mahdollisuus luoda uusia näkökulmia ja käytännön ratkaisuja, jotka ovat tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia juuri tietyn asiakkaan tarpeet huomioiden. Juuri tästä esimerkiksi työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän kehittämisessä on parhaimmillaan kysymys.

Aika ajoin on siis tärkeää pysähtyä miettimään ja jäsentämään jo opittua. Näin jälkikäteen katsottuna yliopisto-opintojen teoriapainotteisuus oli lopulta enemmän siunaus kuin kirous. Voi kuulostaa kliseiseltä, mutta yliopistossa kertynyt osaaminen ei ole niinkään yksittäisiä taitoja, vaan kokonaisvaltaisempaa ajattelun kehittymistä, jonka uskon ja toivon kantavan yli suhdanteiden ja vuosikymmenten.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Kuinka jalostaa etätyön opit palvelemaan tulevaisuuden työelämää?

Koronakriisi toi mukanaan pakotetun muutoksen työelämään. Vaihtoehtoja ei ollut, kun etätyöt muuttuivat osaksi jokaisen tietotyöläisen arkea. Nyt etätyö on tullut jäädäkseen muodossa tai toisessa, ja sen parhaiten omaksuvat organisaatiot saavat etätyöstä kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Keväällä povasin etätyön menettävän etuliitteensä koronakriisin seurauksena. Näin ei ole vielä käynyt, mutta varmuudella voidaan sanoa, että työyhteisöt ovat muuttaneet suhtautumistaan etätyöhön ja sopeutuneet hyvin sen vaatimuksiin, monet ovat jopa tehostaneet toimintaansa etätyön ansioista.

Tällä hetkellä sopeutuminen työyhteisöissä jatkuu. Nyt pohditaan, missä määrin kevään ja kesän oppeja voidaan hyödyntää tulevaisuudessa työnteon kehittämisessä.

Meidän mielestämme tämän hetken merkittävin kysymys on, ymmärretäänkö organisaatioissa kokonaisvaltaisesti se, millaisista tekijöistä tehokas ja tarkoituksenmukainen etätyö koostuu? Väitämme, että tämän ymmärryksen avulla organisaatiot voivat luoda kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Etätyö vaatii ymmärrystä teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä

Me Kornerilla jaamme tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen etätyön kolmeen osa-alueeseen. Näistä ensimmäinen on ymmärrys työyhteisön etätyöskentelyyn vaikuttavista viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä.

Koska etätöissä työyhteisön viestintä ja vuorovaikutus tapahtuvat pääasiassa teknologiavälitteisesti, etätyötä voidaan tarkastella kontekstina, joka vaatii teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamista.

Henkilöstöltä teknologiavälitteinen viestintä ja vuorovaikutus vaativat esimerkiksi ymmärrystä tiedonhallinnan, luottamuksen tai sosiaalinen tuen ilmiöistä. On siis tärkeää ymmärtää, millainen merkitys erilaisilla viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöillä on työyhteisön tehokkaalle ja tarkoituksenmukaiselle työskentelylle, sekä miten nämä ilmiöt näyttäytyvät eri työntekijöiden arjessa. Johtajien on esimerkiksi tärkeää ymmärtää, miten tiedonhallinta tukee alaisten sujuvaa työntekoa tai vaikuttaa luottamuksen rakentumiseen.

Etätyö vaatii työhön sopivia viestintä- ja vuorovaikutusteknologioita

Toinen etätyön tehokkuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen vaikuttava osa-alue on työhön sopivat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat. On tärkeää tunnistaa, millaista viestintää ja vuorovaikutusta käytetty teknologia mahdollistaa ja miten se tukee erilaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä. Ei siis ole samantekevää hoidetaanko työasioita henkilökohtaisen Whatsappin tai Facebook Messengerin avulla vai juuri työkäyttöön tarkoitetuilla Slackilla tai Teamsilla.

Työkäyttöön suunnitelluissa teknologioissa on monia etuja henkilökohtaisiin teknologioihin verrattuna. Työkäyttöön suunnitellut teknologiat sisältävät sellaisia ominaisuuksia, jotka esimerkiksi tukevat tehokasta tiedonhallintaa ja luottamuksen rakentamista ja ylläpitämistä, ja näin mahdollistavat (etä)työyhteisön tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työskentelyn. Samalla työn ja vapaa-ajan raja säilyy selkeämpänä, kun henkilökohtaiset ja työviestit eivät sekoitu esimerkiksi Whatsappissa. Etenkin juuri etätöissä työn ja vapaa-ajan rajojen säilyttäminen on tärkeää työn kuormittavuuden hallitsemiseksi.

Etätyö vaatii yhteisiä sääntöjä ja normeja

Kolmas tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen etätyöhön vaadittava kokonaisuus on selkeät ja yhteisesti jaetut säännöt ja normit, joiden mukaan työyhteisö työskentelee. Esimerkiksi päivän aikana mieleen tulevat pienet kysymykset voi kysyä viestillä, isommille asioille varataan kalenterista aika ja asia käydään läpi videopuhelussa. Ideointia vaativat asiat taas hoidetaan mahdollisuuksien mukaan kasvotusten. Myöskään työajan ulkopuolella mieleen tulleet pienet kysymykset eivät häiritse työkaverin iltaa, kun ne kysytään Slackissa Whatsappin sijaan ja niihin saa vastauksen heti seuraavana aamuna.

Työyhteisön arjessa yhteisesti jaetuilla säännöillä ja normeilla on siis iso rooli työn sujuvuuden kannalta. Ne lisäävät työn ennakoitavuutta ja tehokkuutta vähentäen työn kuormittavuutta. Ennen kaikkea ne rakentavat yhteenkuuluvuuden tunnetta etänä toimivassa työyhteisössä.

Korona-ajan opeista kilpailuetua tulevaisuuteen

Tällä hetkellä työelämässä on käynnissä muutos, joka tulee laajasti muokkaamaan työnteon tapoja. Muutokseen parhaiten sopeutuvat ja toimintaansa kehittävät organisaatiot tulevat hyötymään etätyöskentelyn tuomista mahdollisuuksista luoden kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen. Vaihtoehtoina on työyhteisön tyytymättömyys ja työtehon lasku, jos työntekoa ei onnistuta kehittämään, toimivista etätyön käytänteistä luovutaan ja henkilöstö pakotetaan jatkossa toimistolle jatkamaan töitä niin sanotusti ”normaaliin” tapaan.

Me Kornerilla näemme, että tulevaisuuden työelämä rakentuu tässä tekstissä mainittujen osa-alueiden varaan niiden limittyessä yhteen. Tulevaisuudessa työyhteisöjen tulee ymmärtää teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä, omata etätyöhön soveltuvat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat sekä omaksua työskentelylle yhteiset säännöt ja normit. Näin työskentelylle muodostuu perusta, jota on mahdollista kehittää myös jatkossa uusien tarpeiden ilmestyessä – oli kyseessä sitten koko organisaation etätyöskentely tai etätyön ja toimistotyön yhdistäminen parhaalla mahdollisella tavalla.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Kun etätyö menetti etuliitteensä

Koronaviruksen vaikutukset työelämään puhuttavat tällä hetkellä kaikkia, ja keskustelu etätyöstä on saanut myrskytuulta purjeisiinsa. Etätyöstä ollaan montaa mieltä: monet näkevät etätyön mahdollisuutena, jotkut taas työelämää eriarvoistavana tekijänä, osalle etätyö on jotain tältä väliltä. Itse tietotyötä tekevänä näen etätyön työnä, joka tehdään teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla.

Etätyöstä puhutaan tällä hetkellä kaikkialla. Sosiaalisessa mediassa kysytään ja jaetaan vinkkejä etätöiden tekemiseen kotoa. Joidenkin mielestä kyseessä on paremman väen optio, jotkut taas näkevät, että korona-viruksen aiheuttama etätyöbuumi mullistaa työelämän. Omasta mielestäni tärkein kysymys on, millaisia merkityksiä liitämme sanaan etätyö yksilöinä ja ennen kaikkea työyhteisöinä.

Omassa sosiaalisessa mediassani olen törmännyt esimerkiksi ihmisiin, jotka iloitsevat siitä, että työpalaverin voi pitää omalla parvekkeella auringonvalossa. Tämä on hienoa, mutta mielestäni samaan aikaan kertoo etätyöpuheesta laajemmin: jokainen liittää yksilönä etätyöhön erilaisia merkityksiä, esimerkiksi juuri tietynlaista vapauden tunnetta tai eksoottisuutta. Vähemmän kuitenkaan puhutaan organisaatiotasolla yhteisistä merkityksistä liittyen etätyöhön tai niistä käytänteistä ja normeista, jotka mahdollistavat myös etätyössä rutiinit, toisteisuuden ja ennakoitavuuden. 

Siirryttäessä käsitteenä ”etätöistä” teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävään työhön, päästään mielestäni eroon monista etätyöhön liitetyistä merkityksistä, jotka jollakin tavalla mystifioivat työntekoa muualla kuin toimistolla. Samalla voidaan analyyttisemmin alkaa tarkastella niitä tekijöitä, jotka mahdollistavat tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon paikasta riippumatta teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla.

Teknologiavälitteinen vuorovaikutus vaatii vuorovaikutusosaamista

Aiemmassa tekstissäni kirjoitin vuorovaikutusosaamisen eri tekijöistä, jossa myös korostin, että vuorovaikutusosaaminen on kontekstuaalista. Myös teknologiavälitteistä vuorovaikutusta voidaan tarkastella kontekstina, joka vaatii tietynlaista vuorovaikutusosaamista.

Teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen kontekstissa vaaditaan tietoa vuorovaikutuksen luonteesta, tietynlaisia vuorovaikutustaitoja, kykyä tarkkailla omaa vuorovaikutuskäyttäytymistä, tietynlaista suhtautumista ja asennetta teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan sekä eettistä suhtautumista vuorovaikutuksen osapuolia kohtaan.

Käytännössä edellä mainitut tarkoittavat esimerkiksi tietoa siitä, millaiseen vuorovaikutukseen esimerkiksi ryhmä-chat tai konferenssipuhelu soveltuu, taitoja viestiä kyseisissä kanavissa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti sekä positiivista suhtautumista kyseisten teknologioiden käyttöön ajoittaisista teknisistä ongelmista huolimatta.

Myös eettinen tekijä liittyy suhtautumiseen: vaikka oma suhtautumisesi olisi negatiivinen teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävää työtä kohtaan, on syytä miettiä, kannattaako tätä suhtautumista aktiivisesti levittää työyhteisössä. Tämä voi vaikuttaa negatiivisesti tulevaan teknologiavälitteiseen vuorovaikutukseen.

Jotta teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus voidaan mahdollistaa läpi työyhteisön, vaatii se vuorovaikutusosaamisen lisäksi yhteisiä pelisääntöjä liittyen teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvaan työhön.

Teknologiavälitteinen vuorovaikutus vaatii yhteisiä sääntöjä ja normeja

Monessa työyhteisössä on käytössä erilaisia teknologisia ratkaisuja, jotka jossain määrin mahdollistavat teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävän työn. Esimerkiksi erilaiset työpaikan Whatsapp-, tai Facebook Messenger -ryhmät ovat yleisiä monessa työyhteisössä. Myös perinteinen sähköposti sinkoilee paikasta toiseen.

Usein myös virallisempia ja tarkoitukseen sopivampia ratkaisuja, kuten Microsoft Teams tai Slack on hankittu työyhteisöihin, mutta usein myös näiden käyttöä hankaloittaa yhteisten pelisääntöjen puute. Voinko vielä illalla lähettää työhön liittyvän viestin? Mihin kellonaikaan näitä kanavia ei tarvitse enää tarkkailla? Tai kuinka usein esimerkiksi uutta työprojektia aloitettaessa projektin jäsenet neuvottelevat yhteisesti siitä, tarvitaanko projektia varten uutta Whatsapp-ryhmää tai Slack-kanavaa?

Ilman kunnollista suunnittelua ja pelisääntöjen laatimista uusien vuorovaikutusteknologioiden käyttöönotto on hakuammuntaa ja niiden käyttö voi olla kuormittavaa. Jos työyhteisössä on eritasoista vuorovaikutusosaamista liittyen teknologiavälitteiseen vuorovaikutukseen, esimerkiksi motivaatiota tai taitoja omaksua uusia teknologioita, voi käyttöönoton lopputulos olla kaikkea avoimen hyväksynnän ja hiljaisen kapinan väliltä. Ja vaikka käyttöönotto olisi alustavasti onnistunut, ilman tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia ajassa päivittyviä käytänteitä ja normeja voi tyytymättömyys teknologiaa ja teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan kasvaa.

Teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvan työn tulisi olla vähintään yhtä tehokasta ja tarkoituksenmukaista kuin toimistolla tapahtuvan työn. Tälle ei ole mitään estettä. Monesti se on lopulta tehokkaampaa ja tarkoituksenmukaisempaa kuin toimistolla tapahtuva työ. Tähän tilanteeseen pääseminen vaatii kuitenkin käsitystä työyhteisön jäsenten tiedoista, taidoista ja asenteista teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan, jonka pohjalta voidaan muodostaa yhteiset pelisäännöt teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvan työn suhteen. Yhteiset pelisäännöt lisäävät rutiineja, toisteisuutta ja ennakoitavuutta, mikä vapauttaa energiaa itse työhön.

Paluu uuteen normaaliin poikkeustilan jälkeen

Itselläni ei ole lapsia, koiria, kissoja tai muitakaan arkielämän tekijöitä, jotka suuresti haittaavat työni tekemistä teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla kotoa käsin. Silti voin kuvitella, millaista on tehdä kotoa töitä samalla kun lapset ovat kotikoulussa, puolison naama alkaa muistuttamaan Belsebubia kolmannen yhteisen kotiviikon jälkeen, ja kun kissa syö sohvatyynyt samalla kun koira karkaa kolmannen kerroksen ikkunasta. Ymmärrän siis hyvin, että tällä hetkellä kyseessä on poikkeustilanne, johon kukaan ei ole osannut täysin varautua. Olkaamme siis armollisia itsellemme.

Tämä poikkeustilanne tulee kuitenkin lopulta väistymään, ja tulemme jokainen oppimaan tästä paljon, niin yksilönä kuin työyhteisön edustajina. Jatkossa me kaikki joudumme miettimään omaa suhdettamme työnantajina ja työntekijöinä ”etätyöhön” – siis teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla tehtävään työhön. 

Uskon, että koronakriisin jälkeen etätyöstä voidaan hiljalleen alkaa puhua ilman etuliitettä. Tällöin voimme alkaa keskittyä niihin teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ominaispiirteisiin, jotka mahdollistavat tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon: millaista viestintä- ja vuorovaikutusosaamista, millaisia käytänteitä ja prosesseja sekä millaisia teknisiä ratkaisuja teknologiavälitteinen viestintä ja vuorovaikutus vaatii kussakin työyhteisössä ja tilanteessa työn tekemiseksi.

Jos aihe herättää kysymyksiä, ota yhteyttä ja vaihdetaan ajatuksia teknologiavälitteisesti. 

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Saku on tehnyt töitä Kornerilla lähes kaksi vuotta pääsääntöisesti ”etänä” teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla. Teknologiavälitteinen vuorovaikutus on aina mahdollistanut sekä yhteisöllisyyden tunteen että tehokkaan työskentelyn vallitsevasta maailmantilanteesta huolimatta.

Kuvat: Getty Images

Vuorovaikutus on uusi jooga – mutta mitä työelämän trendisana tarkoittaa?

Joogasta on viimeisen vuosikymmenen aikana puhuttu paljon. Hype saa monen kokemaan huonoa omaatuntoa siitä, että aamu ei ala aurinkotervehdyksellä ja ilta ei pääty alaspäin katsovaan koiraan. Tämän vuoksi moni esittää tietävänsä, mitä jooga on. Kokemukseni mukaan sama ilmiö on havaittavissa työelämässä vuorovaikutuksen kanssa.

Nopealla googlauksella joogan luvataan vähentävän stressiä, kehon jännityksiä, hoikistavan, edistävän hyvinvointia ja olevan oikotie hyvään elämään. Jooga on trendikästä. Jos et tiedä mitä jooga on, on se todiste siitä, että et ole pysynyt ajan hermolla.

Vuorovaikutus tuntuu olevan työelämän jooga, sillä vuorovaikutuksen luvataan ratkaisevan monia työelämän haasteita. Vuorovaikutustaitoja sanotaan tarvittavan esimerkiksi yhteiskunnan kehityskulkujen haasteiden ratkaisemiseen sekä yleisesti mukavana olemiseen. Tulevaisuuden työelämässä ymmärrystä vuorovaikutuksesta vaaditaan niin työntekijöiltä että johtajilta. Palvelukuvaukset myyvät vuorovaikutusta lääkkeenä organisaatioiden ongelmiin.

Välillä tuntuu, että vuorovaikutus on monelle kuin kirosana teinille, joka yrittää tehdä vaikutuksen vertaisiinsa. S-marketin takapiha on tosin vaihtunut seminaareihin, lounastapaamisiin ja blogeihin. Tuntuu siis siltä, että vuorovaikutuksesta puhutaan, koska muutkin puhuvat siitä.

Itse olen sitä mieltä, että puhetta ei synny tyhjästä: niin ihmisten välinen vuorovaikutus kuin joogakin on ratkaisu moneen pulmaan. Siksi niistä on syytäkin puhua. Mutta on myös tärkeää ymmärtää, mistä puhutaan.

Tässä tekstissä pyrin selventämään, mitä ihmisten välisellä vuorovaikutuksella tarkoitetaan viestinnän näkökulmasta. Tarkoituksenani on myös antaa ajatus siitä, miten ja miksi sitä tulisi kehittää.

Vuorovaikutus on prosessi, ei lopputuote

Ihmisten välistä vuorovaikutusta voidaan ajatella jatkuvasti etenevänä ja muuttuvana prosessina. Vuorovaikutusprosessiin vaikuttaa olennaisesti vuorovaikutuksen osapuolet, heidän taitonsa, tietonsa sekä asenteensa. Osapuolten lisäksi vuorovaikutusprosessiin vaikuttaa vuorovaikutuksen muoto: ovatko osapuolet vuorovaikutuksessa toistensa kanssa kasvokkain vai esimerkiksi Skypen tai sähköpostin välityksellä?

Vuorovaikutuksen osapuolten ja kanavan lisäksi vuorovaikutukseen vaikuttaa oleellisesti viestintätilanne sekä viestintäkulttuuri. Tyypillinen työelämän viestintätilanne voi olla esimerkiksi kuukausikeskustelu lähijohtajan kanssa tai vaikkapa asiakastapaaminen. Kumpaakin tilanteeseen sisältyvät tietyssä määrin vakiintuneet tavat, jotka ohjaavat vuorovaikutusta.

Viestintäkulttuuri taas viittaa laajempaan, esimerkiksi organisaatiossa yleistyneeseen tapaan viestiä ja olla vuorovaikutuksessa. Jotkut johtajat voivat esimerkiksi suosia sähköpostia tiedottamisessa, toiset pitävät tiuhaan kehityskeskusteluja ja kolmannet järjestävät tiedotustilaisuuksia. 

Mitä kaikki edellä mainittu merkitsee? Yksi tärkeimmistä huomioista on se, että ihmisten välinen vuorovaikutus ei ole suoraan tilanteesta toiseen siirrettävissä, vaan ilmiö on subjektiivinen ja tilanteeseen sidottu.

Subjektiivinen ilmiö on siinä mielessä, että vuorovaikutuksen osapuolet arvioivat vuorovaikutuksen tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Ei siis ole olemassa yhtä yleismaailmallista tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden määritelmää. Tilanteeseen sidottu eli kontekstuaalinen ilmiö on siinä mielessä, että yhdessä tilanteessa hyväksi koettu tapa olla vuorovaikutuksessa ei todennäköisesti toimi samalla tavalla toisessa tilanteessa.

Tehokas ja tarkoituksenmukainen vuorovaikutus perustuu osaamiselle 

Takaisin joogavertauksiin. Väitän, että kaikki tunnistavat sekä joogan että ihmisten välisen vuorovaikutuksen sellaisen nähdessään, mutta kummankin syvintä olemusta voi olla vaikea tavoittaa tai kuvailla. Osaava vuorovaikutus kuitenkin rakentuu tietyistä vakiintuneista tekijöistä. Vuorovaikutusosaaminen voidaan jakaa neljään tekijään: tietoon, taitoon, motivaation sekä eettisyyteen.

Tiedolla tarkoitetaan vuorovaikutuksen osapuolen tietoja vuorovaikutuksesta. Tällaisia tietoja on esimerkiksi kirjoista opitut asiat vuorovaikutuksen luonteesta tai kokemuksen tuoma tieto siitä, miten erilaissa vuorovaikutustilanteissa tulisi käyttäytyä. Siis aivan kuin olisit lukenut kirjoja joogasta ja sen filosofiasta tai tietäisit kokemuksesta mitä joogatunnilla kuuluu tehdä ja miltä joogan kuuluisi tuntua.

Tiedolliseen tekijään luetaan myös kyky arvioida, säädellä, suunnitella ja ennakoida omaa ja toisten vuorovaikutuskäyttäytymistä. Tämä on se osa joogatuntia, kun tiedät, että jokin meni pieleen, mutta et vasta-alkajana et välttämättä osaa selittää mikä. Osaamisen karttuessa kuitenkin harjaannut kuuntelemaan kehoasi, arvioimaan ja korjaamaan suoritustasi jo kesken suorituksen. Sama pätee ihmisten väliseen vuorovaikutukseen.

Motivaatiolla tarkoitetaan asenteita ja motivaatiota vuorovaikutusta kohtaan. Siis sama asia kuin motivaatio maanantaista joogatuntia kohtaan. Ulkona sataa räntää ja pitää tehdä päätös, mennäkö vai ei. Myös vuorovaikutus vaatii asennetta ja motivaatiota: jos vuorovaikutuksen osapuolen naama pännii tai mieluummin tekisit etätöitä kuin keskustelisit työkaverisi kanssa kahvihuoneessa, lähtökohdat vuorovaikutuksen tehokkuudelle ja tarkoituksenmukaisuudelle ovat huonot.

Taidoilla tarkoitetaan vuorovaikutustaitoja, joiden avulla henkilö voi toimia vuorovaikutustilanteessa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tämä on siis vuorovaikutuksen näkyvä osa, jonka perusteella tehdään arvio vuorovaikutuksen tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

Vuorovaikutustaitoihin kuuluvat työelämässä erilaiset taitokokonaisuudet, joita voidaan jaotella esimerkiksi laajuuden tai funktion perusteella. Viestintäfunktion perusteella eriteltyjä taitokokonaisuuksia on esimerkiksi tiimityötaidot, ongelmanratkaisutaidot ja neuvottelutaidot. Laajemmat taitokokonaisuudet taas rakentuvat tarkemmin rajatuista taidoista, joita on esimerkiksi kuuntelun taidot ja artikulaatiotaidot. Siis sama kuin joogassa asanat rakentavat laajempia kokonaisuuksia joogatunneista aina erilaisiin joogamuotoihin.

Vuorovaikutusosaamisen eettisellä tekijällä tarkoitetaan sitä, millaisia seurauksia tietyllä viestintäteolla voi olla vuorovaikutussuhteelle, tai vaarantavatko esimerkiksi jotkut viestintäteot vuorovaikutussuhteen jatkuvuutta. Epäeettinen vuorovaikutus voi siis olla toista osapuolta halventavaa tai hyväksikäyttävää. Loistava (kauhea) esimerkki tästä on Bikram Choudhury ja hänen metodinsa Bikram-joogan kehittäjänä (jos et tiedä, katso Netflixistä.) 

Vuorovaikutusosaaminen edistää työssäjaksamista ja työn tehokkuutta

Edellä olen tehnyt pintaraapaisun ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja vuorovaikutusosaamisen jäsentämiseen. Mitä tästä pitäisi jäädä käteen?

Mielestäni suurin opetus on se, että kuten jooga, myös ihmisten välinen vuorovaikutus edistää hyvinvointia ja terveyttä. Itseasiassa väitän, että ihmisten välinen vuorovaikutus on edellytys hyvinvoinnille ja terveydelle. Ja kun työpaikan taukojooga voi tuoda jaksamista ja virkeyttä työpäivään, on tehokas ja tarkoituksenmukainen vuorovaikutus edellytys työssä jaksamiselle ja työn tehokkuudelle.

Mutta kuten jooga voi väärin tehtynä aiheuttaa kipua kehossa, myös ihmisten välinen vuorovaikutus voi aika ajoin aiheuttaa itse kullekin harmaita hiuksia. Vuorovaikutuksen ollessa sujuvaa asiaa harvoin ajattelee, mutta ongelmien ilmaantuessa monet pohtivat, että mistä ongelmat johtuvat.

Palatakseni tekstin alkuun, toivon todella, että keskustelu vuorovaikutuksesta jatkuu. Samalla toivon, että ymmärrämme yhä paremmin, mistä ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa on kyse.
 
Koska kaikki sosiaalinen toiminta rakentuu ihmisten väliselle vuorovaikutukselle, tulee se mielestäni ajatella itseisarvoisena asiana. Kuitenkin teoretisoimalla ja purkamalla ilmiötä pienempiin osiin lisäämme ymmärrystä aiheesta, jolloin vuorovaikutusosaamiselle voidaan antaa myös välinearvo. Tällöin sitä voi hyödyntää työkaluna, jonka käytössä voimme kehittyä ja harjaantua. Tämän työkalun avulla voimme työelämässä saavuttaa omat ja yhteiset tavoitteemme tehokkaammin ja välttää harmaita hiuksia. Tällöin vuorovaikutus ei jää pelkästään kauniiksi sanoiksi kehityspäivien presentaatiopohjin.

Kirjallisuus:

Hannawa, A. F. & Spitzberg, B. H. 2015. Communication Competence. Berlin/Boston: De Gruyter Mouton.

Hedman, E. & Valkonen, T. 2013. Vuorovaikutusosaamisen relationaalisuus ja työyhteisön kehittäminen. Työelämän konferenssijulkaisuja 3/2013: Työelämän tutkimuspäivät 2012 – Suomella töissä? Kestämistä ja kestävyyttä. Tampereen Yliopiston Yhteiskunta- ja kulttuuritieteiden yksikön työelämän tutkimuskeskus.

Valkonen, T. 2003. Puheviestintätaitojen arviointi. Näkökulmia lukiolaisten esiintymis- ja ryhmätaitoihin. Studies in Humanities 7. Jyväskylän yliopisto.

 

Saku viimeistelee viestinnän opintojaan Jyväskylän yliopistossa ja kirjoittaa graduaan johtajien roolista organisaatiomuutoksessa. Hän ei joogaa, vaikka on kuullut sen terveysvaikutuksista. Vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa hän ei kuitenkaan voi olla olematta, joten siihen hän pyrkii panostamaan.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Astinlauta vai tavoiteltu työtehtävä – mikä on sisällöntuottajan osa työelämässä?

– Mitäs sä teetkään työksesi? 

– Noo mun työnkuva koostuu aika pitkälti erilaisten sisältöjen tuottamisesta

– Eli?

– Mä teen aika pitkälti kuvaa, ääntä ja videoita, mutta tietysti myös kirjoitan erilaisia tekstejä.

Onko edellisen kaltainen dialogi tuttu? Jos olet päätynyt töihin viestintätoimistoon tai organisaation viestintä- tai markkinointiosastolle, väitän että on. Alalla työuraansa aloittelevan henkilön ensimmäiset työtehtävät ovat usein juuri erilaisia sisällöntuotannon tehtäviä. Näillä opitaan talon ja alan tavoille.

Usein myös tuntuu siltä, että sisällöntuotannon tehtävät mielletään astinlaudaksi työelämään, josta halutaan tietyllä aikataululla edetä niin sanotusti vaativimpiin tehtäviin. Mutta mikä merkitys sisällöntuotannolla lopulta on yrityksellesi tai asiakkaallesi?

Kirjoitustaito on muutakin kuin kirjoittamista

Kaiken sisällöntuotannon voidaan katsoa perustuvan hyvälle kirjoitustaidolle. Veera kirjoittikin oodin kirjoitustaidolle, jossa hän pohti kyseisen taidon merkitystä viestinnän ammattilaisen työssä. Sujuva kynä on välttämättömyys, kirjoitit sitten työpäivän aikana tekstejä someen, saitille tai vaikkapa sähköpostiin. 

Hyvä kirjoitustaito tarkoittaa myös kykyä hahmottaa ja muodostaa yhteyksiä yrityksellesi tai asiakkaalle merkityksellisten asioiden välille. Hyvää kirjoitustaitoa ei siis voi olla ilman hyviä ajattelun taitoja. Kirjoittaminen onkin tapa ajatella hiljaa ääneen, ja ajatustyö on sisällöntuottajan tärkeintä työtä.

Stradivarius vai viidensadan viulu – tunnista omat ja asiakkaasi tarpeet

Paitsi että sisällöntuotanto on ajatustyötä, on se myös mitä suuremmissa määrin käsityötä. Ja kuten käsitöissä yleensä, työn jälki vaihtelee asiakkaan tarpeiden mukaan.

Välillä päivittäinen työ on kuin markettiviulujen veistelyä: tehdään paljon ja yritetään kyllästää asiakas informaatiolla. Tällöin sisällöntuottajan rooli voi jäädä melko mekaaniseksi osaksi koneistoa. Myös tällainen sisällöntuotanto on tarpeellista ja sille löytyy aikansa sekä paikkansa.

Parhaimmillaan kuitenkin sisällöntuotanto on asiakkaalle tarkkaan räätälöityä käsityötä ja sisällöt lähentelevät taidetta: kymmeniä tuhansia euroja maksava videotuotanto yksittäiseen somekampanjaan ei ole harvinaista suurille yrityksille. Siis kuin veistäisi instrumenttia Lontoon Philharmonian sooloviulistille.

Edellä mainitun takia sisällöntuottajan on tärkeää tunnistaa, kuinka paljon kannattaa tehdä itse ja mihin omat resurssit riittävät. Välillä onkin järkevää ja välttämätöntä tehdä yhteistyötä alihankkijoiden kanssa isojen sisältökokonaisuuksien kohdalla. On siis tunnistettava, millaisia sisältöjä kohderyhmäsi kaipaa.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Teet sitten sisällöt itse tai olet hankkimassa yrityksellesi tai asiakkaallesi huippuammattilaisia tuottamaan sisältöjäsi, on sinun tehtäväsi kuitenkin olla perillä tavoitteesta: mitä sisällöillä halutaan saavuttaa? 

Tässä kohdin palataan tekstin alkuun. Juuri kyvyllä hahmottaa yrityksellesi tai asiakkaallesi merkityksellisiä kokonaisuuksia voit tehdä sisältösuunnitelmia ja tuottaa sisältöjä, jotka lopulta näyttäytyvät itsellesi ja asiakkaallesi merkityksellisinä kokonaisuuksina. Merkityksellisyys voi tarkoittaa esimerkiksi brändin tunnettuuden kasvamista tai eri sidosryhmien sitouttamista. Itse pyrin kuitenkin pitämään aina myös eurot mielessä: lopulta sisältöjen tulisi johtaa jotakin kautta parempaan bisnekseen ja kasvaneeseen tulokseen viivan alla. 

Toivottavasti seuraavalla kerralla sinun on sisällöntuottajana hieman helpompi vastata kysymykseen: ”mitä teet työksesi?” Ja ennen kaikkea, sinun on hieman helpompi olla aidosti ylpeä siitä mitä teet. 

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Miten 280 merkkiin mahtuu bisnestä? – Näin viestit terävästi Twitterissä

Twitter jakaa mielipiteitä. Toisille se on valaiseva kohtauspaikka, jossa näkökohtia ajankohtaiseen keskusteluun on kuin kulmia Ronn Mossin leuassa. Toisille se taas on propaganda-alusta, jossa älyllinen keskustelu peittyy kilpahuudon alle. Erilaisista mielipiteistä huolimatta väitän, että organisaatiosi paikka on Twitterissä, ja Twitterillä on paikka organisaatiosi viestinnässä.

Twitterissä on tällä hetkellä maailmanlaajuisesti noin 330 miljoonaa aktiivista käyttäjää kuukaudessa. Vaikka määrä jääkin Facebookin tai Instagramin vastaavista kilometritolkulla, on Twitter silti kokoaan paljon suurempi ja merkityksellisempi sosiaalisen median alusta sen erityisluonteen takia.

Twitter on asiantuntijoiden viestintäkanava, jonne mahtuu myös paljon aikaansa seuraavia kuluttajia. Organisaation, jolla on vähääkään sanottavana liittyen oman bisneksen ympärillä käytävään keskusteluun, on hyvä osata hyödyntää Twitterin suomat mahdollisuudet.

Mitä sitten ottaa huomioon, kun haluat lisätä organisaatiosi tunnettuutta, sekä tavoittaa ja sitouttaa sidosryhmiäsi tehokkaasti Twitterin avulla?

Kehitä oma ääni

Kuten kaikessa viestinnässä ja markkinoinnissa, oman äänen löytäminen Twitterissä on tärkeää. Helppo ratkaisu olisi käskeä olemaan oma itsensä, mutta koska firmallesi ei PRH:lle perustamispapereita lähetettäessä ääntä synny, on sellainen kehitettävä. Twitterissä äänen tulee olla asiantunteva perussävyltään, mutta bisneksestä ja organisaatiosta riippuen myös korkeita ääniä kaivataan, jotta voidaan erottua massasta.

Esimerkiksi päivänpolttavista urheiluaiheista puhuttaessa asiantuntijuuden lisäksi oikeanlaisella huumorilla voi olla merkitystä viestiin reagoinnissa. Paljon keskustelua herättäneestä aiheesta uuden humoristisen kulman löytäminen voi nostaa viestisi huomioarvoa enemmän kuin jo tiedetyn monotoninen toistaminen.

Mutta kuten kaikialla sosiaalisessa mediassa, myös Twitterissä huumorissa piilee aina myös vaaransa. Tärkeää onkin tuntea yleisö ja tunnistaa tilanteeseen sopiva äänensävy – aivan kuin kaikessa ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa.

Tunnista tilanteet ja reagoi nopeasti

Twitterin nopea rytmi ja keskusteluiden monipuolisuus tekevät alustan oivaksi mahdollisuusviestinnän kanavaksi. Tämä pätee kuitenkin ainoastaan, jos organisaatio on määrittänyt itsellensä raamit, joiden sisällä toimia.

Loistava esimerkki mahdollisuuden hyödyntämisestä löytyy tämän vuoden jääkiekon nuorten maailmanmestaruuskilpailuista. Kanadalaispelaajan maila katkesi ratkaisupaikassa Suomea vastaan turnauksen neljännesfinaalissa, ja Suomi vei ottelun ja lopulta koko turnauksen voiton. 

Mitä teki suomalainen mailanvalmistaja ottelun jälkeen? Lähetti mailan kanadalaispelaajalla saatekirjeen kera, ja lisäsi tästä kuvan Twitteriin. Tuloksena yli 800 jakoa, yli 3 000 tykkäystä ja useita mainintoja suurissa perinteisissä medioissa.

Organisaation näkökulmasta on siis ensiarvoisen tärkeää, että sillä on kirkkaasti mielessä strategisesti merkittävät puheenaiheet ja keskustelut, joihin se on valmis ottamaan osaa, ja joissa on riittävästi relevanssia organisaation bisnekselle. Näin voidaan saavuttaa tunnettuutta, mutta samalla ehkäistään lillukanvarsiin takertumista, jota Twitterissä näkee valitettavan paljon. Tästä seurauksena on ainoastaan myötähäpeää ja mainetappiota.

Ole kärsivällinen

Edellä on mainittu muutamia seikkoja, joilla organisaatio voi kasvattaa tunnettuutta, sekä tavoittaa ja sitouttaa sidosryhmiä (lue: kääriä tuohta).

Kaikkea edellä mainittua tärkeämpi ja yksinkertaisempi asia on kuitenkin mainitsematta: pitkäjänteisyys. Vaikka Twitterin hektisessä rytmissä saattaa joskus saavuttaa pikavoittoja, ovat ne pääsääntöisesti harvassa. Pitkäjänteisyydellä ja toistoilla luodaan pohja on menestykselle.

Sinun kannattaakin miettiä, ovatko organisaatiosi resurssit riittävät ydinviestien selkeyttämiseen, oman äänen kirkastamiseen, keskustelun aktiiviseen monitorointiin ja siihen osaa ottamiseen, mainitsematta vakuuttavuuteen vaikuttavia käytännön tekijöiden opettelua? Vai olisiko kenties tehokkaampaa hankkia tähän kaikkeen avuksi kumppani, jolta löytyy näkemystä ja kokemusta tämänkaltaisen viestinnän tuloksellisesta suunnittelusta ja toteutuksesta? 

Tavataan kulmalla.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928