Neljä täkyä: Olisiko aika päivittää viestintästrategia?

Syksy saapuu pikkuhiljaa ja sen mukana myös tunne uudesta alusta. Liekö kouluvuosien jälkeensä jättämää nostalgiaa vai lomakauden jälkeistä energiaa, mutta syksy tuntuu herättävän monissa meistä kutinan pienelle uudistukselle. 

Syksy tai ei, niin on olemassa muutamia täkyjä, joiden avulla voi arvioida, olisiko oikea aika päivittää viestintästrategia – varsinkin jos nykyiselle strategialle ei ole määritelty mitään määräaikaa. Alla listatut vinkit auttavat reflektoimaan tilannetta.

Milloin on aika päivittää viestintästrategia?

 

1. Edellisestä kerrasta alkaa olla jo kulunut aikaa.

Joskus viestintästrategia riittää vuodeksi, joskus viideksi. Tämä riippuu paljolti strategiasta ja sen tavoitteesta. Viimeistään parin vuoden jälkeen olisi kuitenkin hyvä tehdä edes pieni tilannearvio, ovatko strategia ja tavoitteet yhä ajankohtaiset ja onko suunta yhä oikea. Mitä kauemmin strategian päivittämisestä on aikaa, sitä todennäköisemmin se alkaa olla vanhentunut.

2. Toimintaympäristö on muuttunut.

Elämme vauhdikkaasti kehittyvässä maailmassa, minkä lisäksi organisaatioissa tapahtuu alinomaa muutoksia. Vauhti muutosten osalta ei varmasti tule myöskään hiipumaan. Oli kyseessä muutos sitten asiakaskunnan arvoissa ja motiiveissa, markkinalla tai toimialalla, tai vaikkapa organisaation johdossa, voi se tarkoittaa muutostarpeita myös viestintästrategiassa.

3. Viestintä ei resonoi.

Jos viestinnän vaikuttavuus on laskenut, ja vieläpä systemaattisesti, on se ehdottomasti merkki tarpeesta päivittää viestintästrategia. Tämä liittyy usein edellisessäkin kohdassa mainittuun muutokseen toimintaympäristössä: sisältösi tai viestisi eivät yksinkertaisesti resonoi enää yleisössäsi joko haluamallasi tavalla tai ollenkaan. Tilanne saattaa vaatia brutaalia rehellisyyttä omia tuotoksia kohtaan, sillä omiin ideoihin, kuten sloganeihin tai sisältötyyppeihin, on tunnetusti helppo rakastua – ja sokaistua. 

4. Viestintästrategiaa ei ole tehty ollenkaan.

Esimerkiksi nuorille tai pienille yrityksille voi olla tavanomaista ettei viestintästrategiaa ole tehty ollenkaan. Bisnes on lähtenyt käyntiin vauhdikkaasti, ja fokus on ollut enemmän tekemisessä kuin suunnittelussa. Tuuriakin on saattanut olla matkassa. 

Jos suunnitelmissa on kuitenkin kasvaa, antaa viestintästrategia kartan siihen, miten kasvua viestinnän avulla tuetaan suunnitelmallisesti ja tuloksellisesti. Lisäksi se on hyvin olennainen onnistuneen viestinnän johtamisen työkalu.

Viestintästrategiaa ei syyttä verrata selkänojaan. Hyvin tehtynä se tukee tekemistä juuri oikeista kohdista kahlitsematta liikaa, mutta tarvittaessa turvaa myös kriisin keskellä. Kysymys kuuluukin, että kuinka varmalta oma nojaamisesi tuntuu tällä hetkellä?

Jos kaipaat sparrausapua viestintästrategian päivittämiseen, niin ota yhteyttä ja jutellaan lisää.

Nina Jakonen

Nina Jakonen

Asiakkuusjohtaja
nina@korner.fi
040 5115 439

Case CAB Group Finland: Paikallinen kumppani viestinnän tukena

Lähtökohta


CAB Group AB on Pohjoismaiden johtava laskentajärjestelmätoimittaja. Yhtiön ratkaisut auttavat vakuutusyhtiöitä, vauriokorjaamoja ja rakennusurakoitsijoita tuomaan automaatiota, läpinäkyvyyttä ja kustannussäästöjä korvausprosessiin.

Suomen tytäryhtiö CAB Group Finland kaipasi lokaalia viestintäkumppania ja sisältöihinsä paikallisuutta, suunnitelmallisuutta ja monipuolisuutta, jotta sekä nykyiset että potentiaaliset kohderyhmät tavoitetaan entistä tehokkaammin. Yhtiöllä oli edessään myös mittava brändi- ja verkkosivu-uudistus, jota johdettiin Ruotsista käsin.

Ratkaisu


Toimimme kumppanina Suomen kahden eri kieliversion verkkosivu-uudistuksissa. Vastasimme yhdessä CABin verkkosivutiimin kanssa rakenteen ja sisältöjen lokalisoinnista sekä teknisestä sisällöntuotannosta. Lisäksi työhön kuuluivat yhteydet ja säännölliset tapaamiset CAB Groupin tiimin sekä sivuston teknisestä toteutuksesta vastanneen kumppanin kanssa.

Verkkosivujen lisäksi olemme kehittäneet CAB Group Finlandin viestintää ja markkinointia keväästä 2020 lähtien. Työmme alkoi uutiskirjeiden sisältöjen ja prosessien kehittämisestä. Uutiskirjeitä varten loimme sisältökalenterit, tuotimme paikallista kuvamateriaalia ja kehitimme sisältötyyppejä, jotka puhuttelevat Suomen kohderyhmiä. Keskityimme myös kirjeiden julkaisuprosessien kehittämiseen, jotta sisältöjen suunnittelu ja tuotanto sujuvat jatkossa tehokkaasti.

Uutiskirjeiden sisältöjen suunnittelun ja tuotannon lisäksi toimimme CAB Group Finlandin kumppanina päivittäisissä viestinnän sekä markkinoinnin tarpeissa ja uusissa avauksissa. 

Tulokset


Yhtiön uudet verkkosivut ovat saaneet hyvän vastaanoton. Uusi ilme ja päivitetyt sisällöt korostavat CAB Groupin asiantuntijuutta sekä asiakaslähtöisyyttä.

Uutiskirjeprosessi toteutetaan nyt paikallisesti, ja viestintää on alettu kohdistaa myös uusille kohderyhmille. Julkaisuprosessien kehittäminen on lisäksi tehnyt sisältöjen tuottamisesta mielekästä ja tehokasta.

Viestintä on nyt saatu osaksi CABin jokapäiväistä toimintaa ja monipuolinen, jatkuva sisällöntuotanto tukee CAB Group Finlandin päätavoitetta – palvella ja tukea paikallisia asiakkaita mahdollisimman hyvin.

”Kornerilla on vankka osaaminen erilaisista kohderyhmistä, perinteisistä ja digitaalisista viestintäkanavista sekä työkaluista, ja he ovat konsultoineet meitä Suomen viestintästrategiamme kehittämisessä. Päivittäinen yhteistyömme sujuu mutkattomasti ja tehokkaasti. Kornerin viestintäkonsultit ovat myös hoitaneet itsenäisesti asioita Ruotsin emoyhtiömme ja muiden kumppanien suuntaan, mikä helpottaa oman pienen tiimimme kiireistä arkea.”

Johanna Tudeer, maajohtaja CAB Group Finland

Hyvä viestintäsuunnitelma ei unohdu pöytälaatikkoon

Viestintäsuunnitelma toimii viestinnän ohjekirjana läpi vuoden – ainakin teoriassa. Joskus suunnitelma voi hautautua kansioiden syövereihin ja unohtua aivan kokonaan. Nyt on aika kaivaa viestintäsuunnitelma esiin ja tarkastella sitä uudessa valossa.

Hyvä viestintäsuunnitelma toimii kuin urheilujoukkueen pelikirja – jokainen roolistaan riippumatta tietää taktiikan ja seuraavat peliliikkeet. Tiukan paikan tullen tai jos vastustaja yllättää, pelikirja vedetään esiin ja palataan perusasioiden äärelle. 

Viestinnän pelikirja, viestintäsuunnitelma, saattaa kuitenkin toisinaan jäädä johtoportaan hyväksymäksi pdf-tiedostoksi. Toisinaan edes kaikki joukkueen jäsenet, eli organisaation viestijät, eivät välttämättä tiedä tai muista sen olemassaoloa. Jos viestintää tehdään ilman suunnitelmallisuutta, sooloilun määrä pysyy vakiona, kokonaisuus voi jäädä epämääräiseksi ja kohderyhmät tavoittamatta. Näin viestinnän kehittäminenkin on hankalaa.

Arjessa mukana kulkeva viestintäsuunnitelma auttaa päivittäisessä viestinnässä, vähentää kiireestä johtuvia virheitä, helpottaa budjetointia ja vastuiden jakamista.

Kornerin logon kulmaosa vaaleanpunaisena.

Mitä viestintäsuunnitelma sisältää?

Toimivan viestintäsuunnitelman avulla varmistat, että strategian ja tavoitteiden mukainen viestintä toteutuu päivittäisellä tasolla. Viestinnän tekemisen apuna toimivat myös arvot, visio ja missio – ne ohjaavat oikeaan suuntaan. Konkreettiset toimenpiteet ja tavat tehdä viestintää kuvataan tarkemmin viestintäsuunnitelmassa. 

Viestintäsuunnitelman laajuus riippuu paljon sen käyttötarkoituksesta. Suunnitelman voi laatia esimerkiksi yksittäiselle hankkeelle tai koko organisaation ulkoiselle viestinnälle. Karkea viestintäsuunnitelma vastaa kysymyksiin kenelle, mitä ja miten. Hyvä viestintäsuunnitelma sisältää useimmiten ainakin nämä osa-alueet: 

  • Tilanneanalyysi
  • Tavoitteet ja mittarit
  • Kohderyhmät
  • Viestintäkanavat
  • Pääviestit
  • Roolit, vastuut ja resursointi
  • Seuranta
Kornerin logon kulmaosa vaaleanpunaisena.

Missä muodossa viestintäsuunnitelman tulisi olla?

Yksiselitteisin vastaus on: teille parhaassa muodossa. Pohdi, mikä on organisaatiollesi luonnollisin tapa jakaa ja omaksua tietoa. Älä kuitenkaan tyydy lauseeseen: “Näin meillä on aina tehty.” 

Johtoportaalle viestintäsuunnitelman voi esitellä tiivistetyssä esitys- tai pdf-muodossa, mutta suunnitelman tulee aina olla helposti saatavilla ja päivitettävissä. Varsinkin niille, jotka tarvitsevat sitä päivittäisessä työssään. Suunnitelman rakentaminen onnistuu esimerkiksi projektinhallintajärjestelmään tai perinteiseen Excel-tiedostoon. Mikä on teille paras? 

Teit suunnitelman missä muodossa tahansa, unohda sanahelinä ja keskity tarjoamaan tieto terävästi. Rakenna suunnitelman tueksi vielä viestinnän vuosikello ja sisältökalenterit, joilla varmistat sisällöntuotannon säännöllisyyden ja laadun. 

Kun viestinnän tehtävät jakautuvat monelle ihmiselle ja eri kanaviin, viestintäsuunnitelman ja kalentereiden noudattaminen nousevat entistäkin tärkeämpään rooliin. Viestintäpäällikön tai muun viestinnästä vastaavan vastuulla onkin suunnitelman jalkauttaminen osaksi arkea.

Kornerin logon kulmaosa vaaleanpunaisena.

Kuinka usein viestintäsuunnitelmaa päivitetään?

Tavallisesti viestintäsuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Viestintäympäristö muuttuu kuitenkin jatkuvasti, joten suunnitelma voi vaatia tarkastelua vuoden aikana. Eteen voi tulla esimerkiksi yllättäviä käänteitä tai muutoksia, jotka vaativat suunnitelman pikaista päivittämistä. Jatkuvasti muuttuvassa maailmassa viestinnän seuraaminen, tulosten mittaaminen ja analysointi nousevatkin tärkeään rooliin. Organisaation on itse tunnistettava, kuinka usein viestintäsuunnitelman ajantasaisuus kannattaa tarkastaa. 

Vuoden aikana voit pitää kiinni valituista suuremmista linjoista, mutta jos löydät potentiaalisen uuden kohderyhmän tai sisältötyypin, testaa sitä rohkeasti. Vain kokeilemalla tietää, kannattiko vaiko ei. Tuloksellisessa viestinnässä näkyy sekä pitkäjänteinen suunnittelu että uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen. 

Toisinaan tulee myös päästää irti viestintäsuunnitelmaan kirjatusta viestinnästä, joka ei siinä hetkessä toimikaan. Tässä jokainen meistä on jo mestari, kiitos viimeisen vuoden.

Kaipaako viestintäsuunnitelmasi päivittämistä? Tehdään yhdessä suunnitelmallista ja tuloksellista viestintää! 

Janette Litmanen

Janette Litmanen

Viestintäkonsultti
janette@korner.fi
040 573 0181

Viestinnän mittaaminen vielä alkutekijöissä? Näin terävöität tavoitteesi ja löydät keinot mittaamiseen

Tuloksellinen viestintä vaatii peruspilareikseen selkeät tavoitteet ja niille relevantit mittarit. Harmittavan usein tavoitteet jäävät kuitenkin leijumaan ylätasolle, mittaaminen tehdään sivutyönä, jos ollenkaan, eikä tulosten analysointiin varata riittävästi aikaa ja resursseja. 

Lopulta onkin erittäin vaikea arvioida, onko viestinnässä onnistuttu. Tai ylipäänsä osoittaa, millaisia vaikutuksia viestintätiimin tekemällä työllä on ollut. Epäselvät tavoitteet ja mittarit heijastuvat vahvasti myös tulevaisuuteen, kun viestinnän kehittäminen jää mututuntuman varaan.

Jos viestinnän tavoitteiden määrittely, mittaaminen tai molemmat tuottavat vielä hankaluuksia, voit hakea tästä blogista inspiraatiota vuodelle 2021. Näiden keinojen avulla terävöität organisaatiosi viestinnän tavoitteet ja löydät keinot mittaamiseen:

1. Tee tavoitteista täsmällisiä

Tavoitteet ohjaavat ja motivoivat toimintaa. Viestinnällä voi esimerkiksi olla yksi selkeä päätavoite, jota tuetaan pienemmillä tavoitteilla. Tavoitteiden terävöittämiseen voit käyttää apuna tunnettuja SMART-kriteerejä. Jokaisen tavoitteen tulisi olla:

Specific  / selkeä ja tarkka

Measurable  / mitattava

Attainable  / saavutettavissa oleva

Relevant  / relevantti 

Time-bound / aikaan sidottu

Jos tavoitteiden määrittely tuntuu edelleen vaikealta, voit aina palata lähtöruutuun ja pohtia: mitä organisaatiosi haluaa saavuttaa? Kaiken viestinnän on lopulta tuettava liiketoiminnan tavoitteita. 

2. Räätälöi omat mittarisi ja uskalla epäonnistua

Valitettavasti verkosta ei löydy universaaleja viestinnän mittareita, joita jokainen organisaatio voisi hyödyntää. Osviittaa voi tietysti hakea googlettamalla, mutta lopulta jokaisen tulee räätälöidä omat mittarinsa. Mittareiden valinta ja niiden seuraaminen ovatkin jatkuvaa kehitystyötä. Uskalla myös epäonnistua. 

Ota aina selville organisaatiosi lähtötaso, jos olet aloittamassa mittaamista tai muuttamassa olennaisimpia mittareitasi. Ilman lähtötasoa et voi osoittaa kehitystäsi. Jos viestinnän mittaaminen on sinulle vielä uutta, keskity mieluummin muutamaan relevanttiin mittariin ja huomioi, että ne kattavat niin omistetut, maksetut kuin ansaitut kanavat. 

Valitse määrällisten mittareiden lisäksi myös laadullisia metodeja. Voit tutkia esimerkiksi, ovatko saavutetut mediat kohderyhmäsi kannalta relevantteja ja millaista keskustelua organisaatiostasi käydään sosiaalisessa mediassa.

3. Perehdy viestinnän vaikuttavuuteen

Usein viestinnän mittaaminen aloitetaan seuraamalla tuotoksia, kuten julkaistujen uutiskirjeiden, tiedotteiden tai mediaosumien määrää. Tärkeää on kuitenkin ymmärtää, mitä tapahtui toimenpiteiden jälkeen. Kuinka kohderyhmäsi reagoi ja käyttäytyi? Ala mittaamaan viestinnän vaikuttavuutta pitkällä aikavälillä.

Voit analysoida esimerkiksi, miten ansaittu medianäkyvyys on vaikuttanut verkkosivuston kävijöihin tai uutiskirjeen tilaajamäärään. Entä onko medianäkyvyys sävyltään toivottua? Pohdi määrän ohella vaikutusta: miten viestinnän toimenpiteet ovat vaikuttaneet kohderyhmiesi toimintaan ja lopulta liiketoimintaasi.

Tutustu myös AMECin viestinnän mittaamisen periaatteisiin. Kyseessä on viestinnän mittaamiseen erikoistuneiden organisaatioiden yhteinen järjestö, jonka luomat periaatteet antavat viestintäammattilaisille ohjenuoran onnistuneeseen tavoitteiden asetantaan sekä mittaamiseen.

4. Älä pelkästään raportoi – uskalla analysoida ja tehdä päätöksiä tulosten perusteella

Toisinaan viestinnän tulosten analysointi ja päätelmien teko jäävät kiireen jalkoihin. Mittaamisessa ei kuitenkaan ole järkeä, jos data jätetään hyödyntämättä tai ainoa syy viestinnän mittaamiseen on johdolle esiteltävä raportti. 

Varaa siis riittävästi aikaa tulosten vertailuun, analysointiin ja johtopäätösten vetämiseen. Ole viestinnän mittaamisessa johdonmukainen ja rehellinen. Lopulta mittareiden tärkein tehtävä on kehittää viestintää parempiin tuloksiin.

Tämä oli vasta pintaraapaisu viestinnän tavoitteista ja mittaamisesta. Jos haluat tehdä ensi vuonna tavoitteellisempaa viestintää, ota rohkeasti yhteyttä ja jutellaan lisää. Autamme kaiken kokoisia organisaatioita löytämään viestinnän suunnan ja saavuttamaan tavoitteensa.

Janette Litmanen

Janette Litmanen

Viestintäkonsultti
janette@korner.fi
040 573 0181

Case Hintaopas: Strateginen suunnittelu ja lokaalit sosiaalisen median sisällöt kasvun tukena

Lähtökohta

Hintaopas on seitsemässä maassa toimiva puolueeton hintavertailupalvelu, jonka tavoitteena on auttaa kuluttajia tekemään viisaampia ostopäätöksiä. Hintaopas listaa yli 1 000 Suomessa toimivan verkkokaupan hinta- ja tuotetiedot. Eri maiden sosiaalisen median viestintä tehtiin keskitetysti Ruotsista käsin.

Vuonna 2019 hintavertailupalvelu Hintaoppaan ja Kornerin yhteistyötä laajennettiin sosiaalisen median kehittämisen pariin. Yhteistyön tavoitteina oli liittää sosiaalisen median kanavissa tapahtuva viestintä kiinteäksi osaksi hintavertailupalvelun muuta viestintää, lisätä palvelun tunnettuutta ja käyttöä, kasvattaa sosiaalisen median kanavia ja viestiä suomalaiselle kohderyhmälle lokaalilla kulmalla ja äänensävyllä.

Ratkaisu 

Sosiaalisen median kumppanuus aloitettiin selkeyttämällä eri kanavien roolit, kohderyhmät, tavoitteet, viestinnän mittarit, visuaaliset linjat ja mainonnan linjaukset yhdessä Hintaoppaan kansainvälisen tiimin kanssa. Tämän pohjalta luotiin viisi erilaista sisältötyyppiä ja kattava, kanavakohtainen sisältösuunnitelma. Säännöllistä tekemistä tuetaan sopivilla vaikuttajayhteistyön muodoilla sekä sesonki- ja kampanjakohtaisilla konsepteilla.

Lopputulos

Instagramin seuraajamäärä kasvoi vuodessa 1415 prosenttia ja Facebookin seuraajamäärä 27 prosenttia. Sosiaalisen median kanavien sisällöntuotanto on paikallista, jatkuvaa, strategista ja systemaattista. Sisällöt tukevat brändin tunnettuuden kasvua ja ohjaavat ihmisiä palvelun pariin. Sosiaalisen median kanavien ympärille on muodostunut uskollinen seuraajakunta, joka myös kommunikoi aktiivisesti brändin kanssa.