Miten työyhteisöviestintää voi kehittää? Huomioi työyhteisössänne nämä kolme osa-aluetta

Työyhteisöviestinnän ja organisaatioiden sisäisen viestinnän merkityksen sanotaan korostuvan etätyön ja joustavien työtapojen yleistyessä. Me Kornerilla allekirjoitamme tämän. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien tarpeiden mukaan, tulee ensin ymmärtää, mistä osa-alueista työyhteisöviestinnän kehittäminen koostuu.

Muuttuva työelämä ja muuttuvat työnteon tavat muovaavat myös työyhteisöjen viestintää ja vuorovaikutusta. Jotta työyhteisöviestintää voidaan kehittää muuttuvien työnteon tapojen mukana, tulee sitä tarkastella kolmen osa-alueen kautta. Kehittämistyön päämääränä on lisätä työnteon tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Kaikkia työyhteisöviestinnän osa-alueita voi kehittää itsenäisesti. Paras lopputulos kuitenkin saavutetaan, kun kehittämistyössä tarkastellaan kaikkia kolmea osa-aluetta kokonaisuutena, oli kyseessä sitten etätyö, toimistotyö tai näiden yhdistäminen. Urheilutermein: voittava joukkue tarvitsee oikeat varusteet, toimivan taktiikan ja ymmärrystä pelin lainalaisuuksista.

1. Työhön soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat

Ensimmäinen työyhteisöviestinnän kehittämisen osa-alue koostuu työhön soveltuvista viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoista. Työyhteisöllä tulee olla käytössään työntekoon parhaiten soveltuvat viestinnän ja vuorovaikutuksen kanavat ja teknologiat.

Työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden kannalta on suuri ero, käytetäänkö työasioiden hoitoon henkilökohtaista Whatsappia vai työkäyttöön suunniteltuja Slackia tai Teamsia. On myös eri asia, joutuuko tietoa etsimään pitkistä sähköpostiketjuista, vai löytyykö tieto järjestelmällisesti esimerkiksi Trellosta, Drivestä tai muusta tiedon säilyttämiseen ja hallintaan määritetystä palvelusta.

Urheilutermein: Jos työelämä olisi urheilua ja työyhteisön laji olisi jalkapallo, viestinnän ja vuorovaikutuksen alustat muodostavat kentän ja varusteet, joiden puitteissa ja joiden avulla työelämän jalkapalloa pelataan. 

2. Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt

Toiseen osa-alueeseen kuuluvat säännöt ja käytänteet, joiden mukaan viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoilla toimitaan. Työyhteisöllä tulee olla yhteisesti jaetut ja mieluiten yhdessä laaditut säännöt alustojen käyttöön ja alustoilla toimimiseen, oli kyseessä sitten tiedonhallinta teknologiavälitteisessä etätyössä tai palaverikäytänteet toimistolla. Yhteiset säännöt lisäävät ennen kaikkea työn ennakoitavuutta ja selkeyttä, jotka mahdollistavat työn tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden.

Urheilutermein: Työyhteisössä jaetut viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ovat taktiikka, jolla työyhteisö pelaa. Yhteinen taktiikka lisää ennustettavuutta sekä luo raamit, joiden sisällä yksilöt saavat tilaa soveltaa ja loistaa osaamisellaan.

3. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen

Kolmas osa-alue täydentää työyhteisöviestinnän kehittämisen kokonaisuuden. Työyhteisön viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen on ennen kaikkea jaettua ymmärrystä niistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä, jotka tekevät työyhteisön työnteosta tehokasta ja tarkoituksenmukaista. Tämän lisäksi osaaminen on sekä taitoa että motivaatioita toimia tehokkaalla ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

Viestintä- ja vuorovaikutusosaamisen tehtävänä on siis tarjota ymmärrystä, joka auttaa vastaamaan miksi-kysymyksiin: miksi työyhteisössä tulee käyttää juuri tiettyjä viestinnän ja vuorovaikutuksen alustoja, ja miksi juuri tietynlaiset viestinnän ja vuorovaikutuksen säännöt ja käytänteet sopivat tiettyyn työyhteisöön.

Urheilutermein: Vähintään joukkueen valmentajalla tulee olla ymmärrys siitä, mihin joukkueen taktiikka perustuu. Parhaiten joukkue menestyy kuitenkin silloin, kun taktiikkaa ei ainostaan sanella ylhäältä, vaan koko joukkue oikeasti ymmärtää, mihin taktiikka perustuu ja mitä sillä haetaan.

Työelämässä vähintään ylemmällä johdolla ja lähijohtajilla tulee olla käsitys siitä, miksi esimerkiksi luottamus tai toimiva tiedonhallinta on elintärkeää toimivalle työyhteisölle, sekä millaisen viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla luottamusta rakennetaan tai tiedonhallintaa kehitetään.

Graafi selittää, mistä osa-alueista työyhteisöviestintä koostuu. Osat ovat viestintä- ja vuorovaikutusosaaminen, toimivat kanavat sekä jaetut säännöt.

Paras lopputulos kuitenkin syntyy, kun koko työyhteisössä on jaettu käsitys ja ymmärrys työnteon kannalta merkityksellisistä viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä. Tämä mahdollistaa sekä työyhteisö- että yksilötasolla tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon.

Jos kaipaat apua työyhteisösi viestinnän tai vuorovaikutuksen kehittämisessä, ota yhteyttä!

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Kuinka jalostaa etätyön opit palvelemaan tulevaisuuden työelämää?

Koronakriisi toi mukanaan pakotetun muutoksen työelämään. Vaihtoehtoja ei ollut, kun etätyöt muuttuivat osaksi jokaisen tietotyöläisen arkea. Nyt etätyö on tullut jäädäkseen muodossa tai toisessa, ja sen parhaiten omaksuvat organisaatiot saavat etätyöstä kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Keväällä povasin etätyön menettävän etuliitteensä koronakriisin seurauksena. Näin ei ole vielä käynyt, mutta varmuudella voidaan sanoa, että työyhteisöt ovat muuttaneet suhtautumistaan etätyöhön ja sopeutuneet hyvin sen vaatimuksiin, monet ovat jopa tehostaneet toimintaansa etätyön ansioista.

Tällä hetkellä sopeutuminen työyhteisöissä jatkuu. Nyt pohditaan, missä määrin kevään ja kesän oppeja voidaan hyödyntää tulevaisuudessa työnteon kehittämisessä.

Meidän mielestämme tämän hetken merkittävin kysymys on, ymmärretäänkö organisaatioissa kokonaisvaltaisesti se, millaisista tekijöistä tehokas ja tarkoituksenmukainen etätyö koostuu? Väitämme, että tämän ymmärryksen avulla organisaatiot voivat luoda kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen.

Etätyö vaatii ymmärrystä teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä

Me Kornerilla jaamme tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen etätyön kolmeen osa-alueeseen. Näistä ensimmäinen on ymmärrys työyhteisön etätyöskentelyyn vaikuttavista viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöistä.

Koska etätöissä työyhteisön viestintä ja vuorovaikutus tapahtuvat pääasiassa teknologiavälitteisesti, etätyötä voidaan tarkastella kontekstina, joka vaatii teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen osaamista.

Henkilöstöltä teknologiavälitteinen viestintä ja vuorovaikutus vaativat esimerkiksi ymmärrystä tiedonhallinnan, luottamuksen tai sosiaalinen tuen ilmiöistä. On siis tärkeää ymmärtää, millainen merkitys erilaisilla viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöillä on työyhteisön tehokkaalle ja tarkoituksenmukaiselle työskentelylle, sekä miten nämä ilmiöt näyttäytyvät eri työntekijöiden arjessa. Johtajien on esimerkiksi tärkeää ymmärtää, miten tiedonhallinta tukee alaisten sujuvaa työntekoa tai vaikuttaa luottamuksen rakentumiseen.

Etätyö vaatii työhön sopivia viestintä- ja vuorovaikutusteknologioita

Toinen etätyön tehokkuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen vaikuttava osa-alue on työhön sopivat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat. On tärkeää tunnistaa, millaista viestintää ja vuorovaikutusta käytetty teknologia mahdollistaa ja miten se tukee erilaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä. Ei siis ole samantekevää hoidetaanko työasioita henkilökohtaisen Whatsappin tai Facebook Messengerin avulla vai juuri työkäyttöön tarkoitetuilla Slackilla tai Teamsilla.

Työkäyttöön suunnitelluissa teknologioissa on monia etuja henkilökohtaisiin teknologioihin verrattuna. Työkäyttöön suunnitellut teknologiat sisältävät sellaisia ominaisuuksia, jotka esimerkiksi tukevat tehokasta tiedonhallintaa ja luottamuksen rakentamista ja ylläpitämistä, ja näin mahdollistavat (etä)työyhteisön tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työskentelyn. Samalla työn ja vapaa-ajan raja säilyy selkeämpänä, kun henkilökohtaiset ja työviestit eivät sekoitu esimerkiksi Whatsappissa. Etenkin juuri etätöissä työn ja vapaa-ajan rajojen säilyttäminen on tärkeää työn kuormittavuuden hallitsemiseksi.

Etätyö vaatii yhteisiä sääntöjä ja normeja

Kolmas tehokkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen etätyöhön vaadittava kokonaisuus on selkeät ja yhteisesti jaetut säännöt ja normit, joiden mukaan työyhteisö työskentelee. Esimerkiksi päivän aikana mieleen tulevat pienet kysymykset voi kysyä viestillä, isommille asioille varataan kalenterista aika ja asia käydään läpi videopuhelussa. Ideointia vaativat asiat taas hoidetaan mahdollisuuksien mukaan kasvotusten. Myöskään työajan ulkopuolella mieleen tulleet pienet kysymykset eivät häiritse työkaverin iltaa, kun ne kysytään Slackissa Whatsappin sijaan ja niihin saa vastauksen heti seuraavana aamuna.

Työyhteisön arjessa yhteisesti jaetuilla säännöillä ja normeilla on siis iso rooli työn sujuvuuden kannalta. Ne lisäävät työn ennakoitavuutta ja tehokkuutta vähentäen työn kuormittavuutta. Ennen kaikkea ne rakentavat yhteenkuuluvuuden tunnetta etänä toimivassa työyhteisössä.

Korona-ajan opeista kilpailuetua tulevaisuuteen

Tällä hetkellä työelämässä on käynnissä muutos, joka tulee laajasti muokkaamaan työnteon tapoja. Muutokseen parhaiten sopeutuvat ja toimintaansa kehittävät organisaatiot tulevat hyötymään etätyöskentelyn tuomista mahdollisuuksista luoden kilpailuetua pitkälle tulevaisuuteen. Vaihtoehtoina on työyhteisön tyytymättömyys ja työtehon lasku, jos työntekoa ei onnistuta kehittämään, toimivista etätyön käytänteistä luovutaan ja henkilöstö pakotetaan jatkossa toimistolle jatkamaan töitä niin sanotusti ”normaaliin” tapaan.

Me Kornerilla näemme, että tulevaisuuden työelämä rakentuu tässä tekstissä mainittujen osa-alueiden varaan niiden limittyessä yhteen. Tulevaisuudessa työyhteisöjen tulee ymmärtää teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ilmiöitä, omata etätyöhön soveltuvat viestintä- ja vuorovaikutusteknologiat sekä omaksua työskentelylle yhteiset säännöt ja normit. Näin työskentelylle muodostuu perusta, jota on mahdollista kehittää myös jatkossa uusien tarpeiden ilmestyessä – oli kyseessä sitten koko organisaation etätyöskentely tai etätyön ja toimistotyön yhdistäminen parhaalla mahdollisella tavalla.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Kun etätyö menetti etuliitteensä

Koronaviruksen vaikutukset työelämään puhuttavat tällä hetkellä kaikkia, ja keskustelu etätyöstä on saanut myrskytuulta purjeisiinsa. Etätyöstä ollaan montaa mieltä: monet näkevät etätyön mahdollisuutena, jotkut taas työelämää eriarvoistavana tekijänä, osalle etätyö on jotain tältä väliltä. Itse tietotyötä tekevänä näen etätyön työnä, joka tehdään teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla.

Etätyöstä puhutaan tällä hetkellä kaikkialla. Sosiaalisessa mediassa kysytään ja jaetaan vinkkejä etätöiden tekemiseen kotoa. Joidenkin mielestä kyseessä on paremman väen optio, jotkut taas näkevät, että korona-viruksen aiheuttama etätyöbuumi mullistaa työelämän. Omasta mielestäni tärkein kysymys on, millaisia merkityksiä liitämme sanaan etätyö yksilöinä ja ennen kaikkea työyhteisöinä.

Omassa sosiaalisessa mediassani olen törmännyt esimerkiksi ihmisiin, jotka iloitsevat siitä, että työpalaverin voi pitää omalla parvekkeella auringonvalossa. Tämä on hienoa, mutta mielestäni samaan aikaan kertoo etätyöpuheesta laajemmin: jokainen liittää yksilönä etätyöhön erilaisia merkityksiä, esimerkiksi juuri tietynlaista vapauden tunnetta tai eksoottisuutta. Vähemmän kuitenkaan puhutaan organisaatiotasolla yhteisistä merkityksistä liittyen etätyöhön tai niistä käytänteistä ja normeista, jotka mahdollistavat myös etätyössä rutiinit, toisteisuuden ja ennakoitavuuden. 

Siirryttäessä käsitteenä ”etätöistä” teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävään työhön, päästään mielestäni eroon monista etätyöhön liitetyistä merkityksistä, jotka jollakin tavalla mystifioivat työntekoa muualla kuin toimistolla. Samalla voidaan analyyttisemmin alkaa tarkastella niitä tekijöitä, jotka mahdollistavat tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon paikasta riippumatta teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla.

Teknologiavälitteinen vuorovaikutus vaatii vuorovaikutusosaamista

Aiemmassa tekstissäni kirjoitin vuorovaikutusosaamisen eri tekijöistä, jossa myös korostin, että vuorovaikutusosaaminen on kontekstuaalista. Myös teknologiavälitteistä vuorovaikutusta voidaan tarkastella kontekstina, joka vaatii tietynlaista vuorovaikutusosaamista.

Teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen kontekstissa vaaditaan tietoa vuorovaikutuksen luonteesta, tietynlaisia vuorovaikutustaitoja, kykyä tarkkailla omaa vuorovaikutuskäyttäytymistä, tietynlaista suhtautumista ja asennetta teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan sekä eettistä suhtautumista vuorovaikutuksen osapuolia kohtaan.

Käytännössä edellä mainitut tarkoittavat esimerkiksi tietoa siitä, millaiseen vuorovaikutukseen esimerkiksi ryhmä-chat tai konferenssipuhelu soveltuu, taitoja viestiä kyseisissä kanavissa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti sekä positiivista suhtautumista kyseisten teknologioiden käyttöön ajoittaisista teknisistä ongelmista huolimatta.

Myös eettinen tekijä liittyy suhtautumiseen: vaikka oma suhtautumisesi olisi negatiivinen teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävää työtä kohtaan, on syytä miettiä, kannattaako tätä suhtautumista aktiivisesti levittää työyhteisössä. Tämä voi vaikuttaa negatiivisesti tulevaan teknologiavälitteiseen vuorovaikutukseen.

Jotta teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus voidaan mahdollistaa läpi työyhteisön, vaatii se vuorovaikutusosaamisen lisäksi yhteisiä pelisääntöjä liittyen teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvaan työhön.

Teknologiavälitteinen vuorovaikutus vaatii yhteisiä sääntöjä ja normeja

Monessa työyhteisössä on käytössä erilaisia teknologisia ratkaisuja, jotka jossain määrin mahdollistavat teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tehtävän työn. Esimerkiksi erilaiset työpaikan Whatsapp-, tai Facebook Messenger -ryhmät ovat yleisiä monessa työyhteisössä. Myös perinteinen sähköposti sinkoilee paikasta toiseen.

Usein myös virallisempia ja tarkoitukseen sopivampia ratkaisuja, kuten Microsoft Teams tai Slack on hankittu työyhteisöihin, mutta usein myös näiden käyttöä hankaloittaa yhteisten pelisääntöjen puute. Voinko vielä illalla lähettää työhön liittyvän viestin? Mihin kellonaikaan näitä kanavia ei tarvitse enää tarkkailla? Tai kuinka usein esimerkiksi uutta työprojektia aloitettaessa projektin jäsenet neuvottelevat yhteisesti siitä, tarvitaanko projektia varten uutta Whatsapp-ryhmää tai Slack-kanavaa?

Ilman kunnollista suunnittelua ja pelisääntöjen laatimista uusien vuorovaikutusteknologioiden käyttöönotto on hakuammuntaa ja niiden käyttö voi olla kuormittavaa. Jos työyhteisössä on eritasoista vuorovaikutusosaamista liittyen teknologiavälitteiseen vuorovaikutukseen, esimerkiksi motivaatiota tai taitoja omaksua uusia teknologioita, voi käyttöönoton lopputulos olla kaikkea avoimen hyväksynnän ja hiljaisen kapinan väliltä. Ja vaikka käyttöönotto olisi alustavasti onnistunut, ilman tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia ajassa päivittyviä käytänteitä ja normeja voi tyytymättömyys teknologiaa ja teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan kasvaa.

Teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvan työn tulisi olla vähintään yhtä tehokasta ja tarkoituksenmukaista kuin toimistolla tapahtuvan työn. Tälle ei ole mitään estettä. Monesti se on lopulta tehokkaampaa ja tarkoituksenmukaisempaa kuin toimistolla tapahtuva työ. Tähän tilanteeseen pääseminen vaatii kuitenkin käsitystä työyhteisön jäsenten tiedoista, taidoista ja asenteista teknologiavälitteistä vuorovaikutusta kohtaan, jonka pohjalta voidaan muodostaa yhteiset pelisäännöt teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla tapahtuvan työn suhteen. Yhteiset pelisäännöt lisäävät rutiineja, toisteisuutta ja ennakoitavuutta, mikä vapauttaa energiaa itse työhön.

Paluu uuteen normaaliin poikkeustilan jälkeen

Itselläni ei ole lapsia, koiria, kissoja tai muitakaan arkielämän tekijöitä, jotka suuresti haittaavat työni tekemistä teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla kotoa käsin. Silti voin kuvitella, millaista on tehdä kotoa töitä samalla kun lapset ovat kotikoulussa, puolison naama alkaa muistuttamaan Belsebubia kolmannen yhteisen kotiviikon jälkeen, ja kun kissa syö sohvatyynyt samalla kun koira karkaa kolmannen kerroksen ikkunasta. Ymmärrän siis hyvin, että tällä hetkellä kyseessä on poikkeustilanne, johon kukaan ei ole osannut täysin varautua. Olkaamme siis armollisia itsellemme.

Tämä poikkeustilanne tulee kuitenkin lopulta väistymään, ja tulemme jokainen oppimaan tästä paljon, niin yksilönä kuin työyhteisön edustajina. Jatkossa me kaikki joudumme miettimään omaa suhdettamme työnantajina ja työntekijöinä ”etätyöhön” – siis teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen avulla tehtävään työhön. 

Uskon, että koronakriisin jälkeen etätyöstä voidaan hiljalleen alkaa puhua ilman etuliitettä. Tällöin voimme alkaa keskittyä niihin teknologiavälitteisen viestinnän ja vuorovaikutuksen ominaispiirteisiin, jotka mahdollistavat tehokkaan ja tarkoituksenmukaisen työnteon: millaista viestintä- ja vuorovaikutusosaamista, millaisia käytänteitä ja prosesseja sekä millaisia teknisiä ratkaisuja teknologiavälitteinen viestintä ja vuorovaikutus vaatii kussakin työyhteisössä ja tilanteessa työn tekemiseksi.

Jos aihe herättää kysymyksiä, ota yhteyttä ja vaihdetaan ajatuksia teknologiavälitteisesti. 

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928

Saku on tehnyt töitä Kornerilla lähes kaksi vuotta pääsääntöisesti ”etänä” teknologiavälitteisen vuorovaikutuksen avulla. Teknologiavälitteinen vuorovaikutus on aina mahdollistanut sekä yhteisöllisyyden tunteen että tehokkaan työskentelyn vallitsevasta maailmantilanteesta huolimatta.

Kuvat: Getty Images

Vuorovaikutus on uusi jooga – mutta mitä työelämän trendisana tarkoittaa?

Joogasta on viimeisen vuosikymmenen aikana puhuttu paljon. Hype saa monen kokemaan huonoa omaatuntoa siitä, että aamu ei ala aurinkotervehdyksellä ja ilta ei pääty alaspäin katsovaan koiraan. Tämän vuoksi moni esittää tietävänsä, mitä jooga on. Kokemukseni mukaan sama ilmiö on havaittavissa työelämässä vuorovaikutuksen kanssa.

Nopealla googlauksella joogan luvataan vähentävän stressiä, kehon jännityksiä, hoikistavan, edistävän hyvinvointia ja olevan oikotie hyvään elämään. Jooga on trendikästä. Jos et tiedä mitä jooga on, on se todiste siitä, että et ole pysynyt ajan hermolla.

Vuorovaikutus tuntuu olevan työelämän jooga, sillä vuorovaikutuksen luvataan ratkaisevan monia työelämän haasteita. Vuorovaikutustaitoja sanotaan tarvittavan esimerkiksi yhteiskunnan kehityskulkujen haasteiden ratkaisemiseen sekä yleisesti mukavana olemiseen. Tulevaisuuden työelämässä ymmärrystä vuorovaikutuksesta vaaditaan niin työntekijöiltä että johtajilta. Palvelukuvaukset myyvät vuorovaikutusta lääkkeenä organisaatioiden ongelmiin.

Välillä tuntuu, että vuorovaikutus on monelle kuin kirosana teinille, joka yrittää tehdä vaikutuksen vertaisiinsa. S-marketin takapiha on tosin vaihtunut seminaareihin, lounastapaamisiin ja blogeihin. Tuntuu siis siltä, että vuorovaikutuksesta puhutaan, koska muutkin puhuvat siitä.

Itse olen sitä mieltä, että puhetta ei synny tyhjästä: niin ihmisten välinen vuorovaikutus kuin joogakin on ratkaisu moneen pulmaan. Siksi niistä on syytäkin puhua. Mutta on myös tärkeää ymmärtää, mistä puhutaan.

Tässä tekstissä pyrin selventämään, mitä ihmisten välisellä vuorovaikutuksella tarkoitetaan viestinnän näkökulmasta. Tarkoituksenani on myös antaa ajatus siitä, miten ja miksi sitä tulisi kehittää.

Vuorovaikutus on prosessi, ei lopputuote

Ihmisten välistä vuorovaikutusta voidaan ajatella jatkuvasti etenevänä ja muuttuvana prosessina. Vuorovaikutusprosessiin vaikuttaa olennaisesti vuorovaikutuksen osapuolet, heidän taitonsa, tietonsa sekä asenteensa. Osapuolten lisäksi vuorovaikutusprosessiin vaikuttaa vuorovaikutuksen muoto: ovatko osapuolet vuorovaikutuksessa toistensa kanssa kasvokkain vai esimerkiksi Skypen tai sähköpostin välityksellä?

Vuorovaikutuksen osapuolten ja kanavan lisäksi vuorovaikutukseen vaikuttaa oleellisesti viestintätilanne sekä viestintäkulttuuri. Tyypillinen työelämän viestintätilanne voi olla esimerkiksi kuukausikeskustelu lähijohtajan kanssa tai vaikkapa asiakastapaaminen. Kumpaakin tilanteeseen sisältyvät tietyssä määrin vakiintuneet tavat, jotka ohjaavat vuorovaikutusta.

Viestintäkulttuuri taas viittaa laajempaan, esimerkiksi organisaatiossa yleistyneeseen tapaan viestiä ja olla vuorovaikutuksessa. Jotkut johtajat voivat esimerkiksi suosia sähköpostia tiedottamisessa, toiset pitävät tiuhaan kehityskeskusteluja ja kolmannet järjestävät tiedotustilaisuuksia. 

Mitä kaikki edellä mainittu merkitsee? Yksi tärkeimmistä huomioista on se, että ihmisten välinen vuorovaikutus ei ole suoraan tilanteesta toiseen siirrettävissä, vaan ilmiö on subjektiivinen ja tilanteeseen sidottu.

Subjektiivinen ilmiö on siinä mielessä, että vuorovaikutuksen osapuolet arvioivat vuorovaikutuksen tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Ei siis ole olemassa yhtä yleismaailmallista tehokkuuden ja tarkoituksenmukaisuuden määritelmää. Tilanteeseen sidottu eli kontekstuaalinen ilmiö on siinä mielessä, että yhdessä tilanteessa hyväksi koettu tapa olla vuorovaikutuksessa ei todennäköisesti toimi samalla tavalla toisessa tilanteessa.

Tehokas ja tarkoituksenmukainen vuorovaikutus perustuu osaamiselle 

Takaisin joogavertauksiin. Väitän, että kaikki tunnistavat sekä joogan että ihmisten välisen vuorovaikutuksen sellaisen nähdessään, mutta kummankin syvintä olemusta voi olla vaikea tavoittaa tai kuvailla. Osaava vuorovaikutus kuitenkin rakentuu tietyistä vakiintuneista tekijöistä. Vuorovaikutusosaaminen voidaan jakaa neljään tekijään: tietoon, taitoon, motivaation sekä eettisyyteen.

Tiedolla tarkoitetaan vuorovaikutuksen osapuolen tietoja vuorovaikutuksesta. Tällaisia tietoja on esimerkiksi kirjoista opitut asiat vuorovaikutuksen luonteesta tai kokemuksen tuoma tieto siitä, miten erilaissa vuorovaikutustilanteissa tulisi käyttäytyä. Siis aivan kuin olisit lukenut kirjoja joogasta ja sen filosofiasta tai tietäisit kokemuksesta mitä joogatunnilla kuuluu tehdä ja miltä joogan kuuluisi tuntua.

Tiedolliseen tekijään luetaan myös kyky arvioida, säädellä, suunnitella ja ennakoida omaa ja toisten vuorovaikutuskäyttäytymistä. Tämä on se osa joogatuntia, kun tiedät, että jokin meni pieleen, mutta et vasta-alkajana et välttämättä osaa selittää mikä. Osaamisen karttuessa kuitenkin harjaannut kuuntelemaan kehoasi, arvioimaan ja korjaamaan suoritustasi jo kesken suorituksen. Sama pätee ihmisten väliseen vuorovaikutukseen.

Motivaatiolla tarkoitetaan asenteita ja motivaatiota vuorovaikutusta kohtaan. Siis sama asia kuin motivaatio maanantaista joogatuntia kohtaan. Ulkona sataa räntää ja pitää tehdä päätös, mennäkö vai ei. Myös vuorovaikutus vaatii asennetta ja motivaatiota: jos vuorovaikutuksen osapuolen naama pännii tai mieluummin tekisit etätöitä kuin keskustelisit työkaverisi kanssa kahvihuoneessa, lähtökohdat vuorovaikutuksen tehokkuudelle ja tarkoituksenmukaisuudelle ovat huonot.

Taidoilla tarkoitetaan vuorovaikutustaitoja, joiden avulla henkilö voi toimia vuorovaikutustilanteessa tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Tämä on siis vuorovaikutuksen näkyvä osa, jonka perusteella tehdään arvio vuorovaikutuksen tehokkuudesta ja tarkoituksenmukaisuudesta.

Vuorovaikutustaitoihin kuuluvat työelämässä erilaiset taitokokonaisuudet, joita voidaan jaotella esimerkiksi laajuuden tai funktion perusteella. Viestintäfunktion perusteella eriteltyjä taitokokonaisuuksia on esimerkiksi tiimityötaidot, ongelmanratkaisutaidot ja neuvottelutaidot. Laajemmat taitokokonaisuudet taas rakentuvat tarkemmin rajatuista taidoista, joita on esimerkiksi kuuntelun taidot ja artikulaatiotaidot. Siis sama kuin joogassa asanat rakentavat laajempia kokonaisuuksia joogatunneista aina erilaisiin joogamuotoihin.

Vuorovaikutusosaamisen eettisellä tekijällä tarkoitetaan sitä, millaisia seurauksia tietyllä viestintäteolla voi olla vuorovaikutussuhteelle, tai vaarantavatko esimerkiksi jotkut viestintäteot vuorovaikutussuhteen jatkuvuutta. Epäeettinen vuorovaikutus voi siis olla toista osapuolta halventavaa tai hyväksikäyttävää. Loistava (kauhea) esimerkki tästä on Bikram Choudhury ja hänen metodinsa Bikram-joogan kehittäjänä (jos et tiedä, katso Netflixistä.) 

Vuorovaikutusosaaminen edistää työssäjaksamista ja työn tehokkuutta

Edellä olen tehnyt pintaraapaisun ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja vuorovaikutusosaamisen jäsentämiseen. Mitä tästä pitäisi jäädä käteen?

Mielestäni suurin opetus on se, että kuten jooga, myös ihmisten välinen vuorovaikutus edistää hyvinvointia ja terveyttä. Itseasiassa väitän, että ihmisten välinen vuorovaikutus on edellytys hyvinvoinnille ja terveydelle. Ja kun työpaikan taukojooga voi tuoda jaksamista ja virkeyttä työpäivään, on tehokas ja tarkoituksenmukainen vuorovaikutus edellytys työssä jaksamiselle ja työn tehokkuudelle.

Mutta kuten jooga voi väärin tehtynä aiheuttaa kipua kehossa, myös ihmisten välinen vuorovaikutus voi aika ajoin aiheuttaa itse kullekin harmaita hiuksia. Vuorovaikutuksen ollessa sujuvaa asiaa harvoin ajattelee, mutta ongelmien ilmaantuessa monet pohtivat, että mistä ongelmat johtuvat.

Palatakseni tekstin alkuun, toivon todella, että keskustelu vuorovaikutuksesta jatkuu. Samalla toivon, että ymmärrämme yhä paremmin, mistä ihmisten välisessä vuorovaikutuksessa on kyse.
 
Koska kaikki sosiaalinen toiminta rakentuu ihmisten väliselle vuorovaikutukselle, tulee se mielestäni ajatella itseisarvoisena asiana. Kuitenkin teoretisoimalla ja purkamalla ilmiötä pienempiin osiin lisäämme ymmärrystä aiheesta, jolloin vuorovaikutusosaamiselle voidaan antaa myös välinearvo. Tällöin sitä voi hyödyntää työkaluna, jonka käytössä voimme kehittyä ja harjaantua. Tämän työkalun avulla voimme työelämässä saavuttaa omat ja yhteiset tavoitteemme tehokkaammin ja välttää harmaita hiuksia. Tällöin vuorovaikutus ei jää pelkästään kauniiksi sanoiksi kehityspäivien presentaatiopohjin.

Kirjallisuus:

Hannawa, A. F. & Spitzberg, B. H. 2015. Communication Competence. Berlin/Boston: De Gruyter Mouton.

Hedman, E. & Valkonen, T. 2013. Vuorovaikutusosaamisen relationaalisuus ja työyhteisön kehittäminen. Työelämän konferenssijulkaisuja 3/2013: Työelämän tutkimuspäivät 2012 – Suomella töissä? Kestämistä ja kestävyyttä. Tampereen Yliopiston Yhteiskunta- ja kulttuuritieteiden yksikön työelämän tutkimuskeskus.

Valkonen, T. 2003. Puheviestintätaitojen arviointi. Näkökulmia lukiolaisten esiintymis- ja ryhmätaitoihin. Studies in Humanities 7. Jyväskylän yliopisto.

Saku viimeistelee viestinnän opintojaan Jyväskylän yliopistossa ja kirjoittaa graduaan johtajien roolista organisaatiomuutoksessa. Hän ei joogaa, vaikka on kuullut sen terveysvaikutuksista. Vuorovaikutuksessa toisten ihmisten kanssa hän ei kuitenkaan voi olla olematta, joten siihen hän pyrkii panostamaan.

Saku Uotila

Saku Uotila

Viestintäkonsultti
saku@korner.fi
040 064 4928